Sekreter Nasıl Olunur
Sekreter Nedir?
Sekreter Ne Demek?
Sekreter, bir şirket veya yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiye verilen mesleki unvandır. Sekreter, ofise gelen insanlara profesyonel bir karşılama sunarak iş imajını yansıtır.
Sekreter Ne İş Yapar? G&#;rev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreter, bir takımın parçası veya bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlar. Sekreterin üstlendiği rol, sektöre, işverenin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyelerine göre farklılıklar gösterir. Sekreterin genel görev tanımı şu başlıklar altında toplanabilir;
- Çağrıları cevaplamak, mesajları not almak ve yazışmaları yönetmek,
- Müşterileri kabul etmek, ilgili birimlere yönlendirmek,
- Günlük iş raporu tutmak,
- Randevuları ayarlamak,
- Toplantı tarihlerini düzenlemek ve taraflara hatırlatmak,
- İş yükünü önceliklendirmek,
- Seyahat planlamalarını yapmak,
- Yeni prosedürleri ve idari sistem değişikliklerini uygulamak,
- İlgili kuruluşlar ve müşterilerle iletişim kurmak,
- Fatura ve giderleri kaydetmek veya işlemek,
- Veritabanını yedekleyerek şirket bilgilerini güvence altına almak,
- Stok durumunu kontrol ederek ofis malzemeleri envanterini tutmak; ihtiyaç duyulan malzemeleri öngörmek; sarf malzemesi siparişlerini vermek ve hızlandırmak; sarf malzemelerinin alındığını doğrulamak,
- Müşteri bilgileri gizliliğini korumak.
Nasıl Sekreter Olunur?
Üniversitelerin, iki yıllık ‘Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı’ önlisans programlarından mezun olarak sekreter unvanına hak kazanılmaktadır.
Sekreterlerde Olması Gereken &#;zellikler
Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir. İşverenlerin bir sekreterde aradığı diğer özellikler ise şunlardır;
- İş ve zaman yönetimi becerisi göstermek,
- Detaylara dikkat etmek,
- Sözlü ve yazılı iyi bir iletişim kabiliyetine sahip olmak,
- Proaktif olmak ve inisiyatif kullanabilmek,
- Çelişen talepleri yönetme, görevleri ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip olmak,
- Microsoft Office Suite programlarını kullanabilmek,
- Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek,
- Çalışmalarını asgari denetimle gerçekleştirecek motivasyona sahip olmak,
- Son teslim tarihine riayet etmek,
- Esnek olmak,
- Sabırlı olmak,
- Erkek adaylar için askerlik yükümlülüğü bulunmamak; görevini tamamlamış, tecil ettirmiş ya da muaf olmak.
Sekreter Nasıl Olunur?
Genel Özellikler
Aşağıdaki veriler, şu an Sekreter pozisyonunda çalışanların ortak özelliklerine göre analiz edilmiştir.
Mezun Oldukları İlk 5 Üniversite
- Anadolu &#;niversitesi
- Sel&#;uk &#;niversitesi
- S&#;leyman Demirel &#;niversitesi
- Kocaeli &#;niversitesi
- Atat&#;rk &#;niversitesi
Mezun Oldukları İlk 5 Bölüm
B&#;ro Y&#;netimi ve Y&#;netici Asistanlığı (MYO)%
B&#;ro Y&#;netimi ve Sekreterlik (MYO)%
Çalıştıkları İlk 5 Sektör
Çalıştıkları İlk 5 Departman
Eğitim Durumu
- Lise
- &#;n Lisans
- &#;niversite
- Diğer
- İlk&#;ğretim
Cinsiyet Dağılımı
Sekreter Nedir? Ne İş Yapar?
Ofis işlerini seven, analitik düşünme becerisi, sorumluluk ve öz disiplin sahibi kişiler aranıyor. Tabii sadece bu dört nitelik yetmiyor, yazımızda ilerledikçe siz de göreceksiniz. Sabırlı, çalışkan ve düzenli olmak benim için çocuk oyuncağı, ben zaten buyum diyorsanız sekreterlik mesleğine göz atmanızda fayda var. Birçok yan dalıyla çeşitli iş imkanlarına sahip olan mesleğimiz için nitelikli ve iletişim becerileri iyi seviyede olan kişileri bir sonraki başlığımıza alalım.
Sekreter Nedir?
Bir şirket veya ofisteki organizasyon, büro ve diğer ofis sorumluluklarını yerine getiren meslek grubuna sekreterlik diyoruz. Sekreter, bünyesinde çalıştığı firmanın veya yöneticinin iş imajını yansıtan önemli bir parçasıdır. Gelen misafirleri profesyonel şekilde karşılayıp ağırlamak bu imajı oluşturmanın bir göstergesidir.
Sekreter, yöneticinin idari işlerinde destekleyici, onu temsil eden kişidir. Hatta yöneticinin sağ kolu olarak birçok işin yürütülmesinde aranılan kişidir. "Şu kişiyle randevum ne zamandı?", ‘"Yeni açılan A firmasına tebrik çiçeği gönderildi mi?", "B şirketiyle toplantı ayarlandı mı?" ve bunlar gibi birçok soruya anında cevap veren, olaya oldukça hakim kişi yine sekreter olacaktır. Bu kadar fazla şeyi hatırlamak her insan için oldukça zorlayıcı bir durumdur. Ajandalar bugünler için var. Sekreterlerin de olmazsa olmazı biricik ajandalarıdır.
Biz sekreterliği ‘yönetici asistanı’ olarak da görebiliyoruz. Genelde kurumsal alanda bu unvan kullanılıyor. Sekreterliğin birçok kolu var; tıbbi sekreterlik, üst düzey yönetici sekreterliği, hukuki sekreterlik bunlardan bazılarıdır. Şimdi sekreterlerin görev ve sorumluluklarına göz atarak ne iş yaptıklarına bakalım.
Sekreter Ne İş Yapar?
Sekreterlik bulunduğu ofisin alanına göre çok çeşitli olabiliyor. Gerek tıbbi sekreterlik gerek emlak sekreterliği olsun sekreterlerin iş tanımlarının genel çerçevesi aynıdır. O halde şöyle bir liste yaptık, göz atalım.
Sekreterler randevuları ayarlayarak zamanın verimli ve doğru kullanılmasına yardımcı olurlar.
Toplantı tarihlerini düzenlemek, zamanı geldiğinde ilgili kişilere haber vermek sekreterin sorumluluğundadır.
Sekreterler yöneticilerini günlük akıştan haberdar eder, değişiklik ve hatırlatmaları doğru zamanlarda yaparlar.
Gelen aramaları cevaplarlar, alınması gereken notları alıp ilgili kişilere iletirler. Müşteriyle iyi bir iletişim sekreterin sorumluluğundadır.
Ofis içi veya ofisler arası yazışmaları düzenlerler.
Gelen müşterileri karşılayarak ilgili bölümlere yönlendirirler. Yöneticinin bulunduğu odaya habersiz girilmesini engelleyerek gelen kişi hakkında yöneticiyi bilgilendirirler.
Gelir gider hesaplarını not tutarak sisteme işlerler.
Ofis malzemelerinin stoklarını tutar, ihtiyaç listesi yaparak sipariş verirler. Teslimatın alındığına dair de rapor tutarlar.
Şirket bilgilerinin gizliliğinden ve yedeklenmesinden sorumludurlar. Aynı zamanda müşteri bilgilerinin gizliliğini de yine sekreterler sağlar.
İş toplantılarının, yemeklerinin, seyahatlerinin tarihlerini ve yerlerini ayarlarlar.
Günlük, haftalık, aylık gibi zaman dilimlerinde iş raporları tutarak kayda geçirirler.
Görüldüğü gibi sekreterlerin iş yükü oldukça fazla. Adeta her zaman yöneticinin sağ kolu pozisyonundadır. Peki güven duyulup bu kadar görev verilen kişilerde aranan özellikler neler?
Sekreterlerde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?
Sekreter unvanına sahip olmak için sadece kurumsal eğitim yeterli olmuyor. Kişinin kendini ne kadar geliştirdiği, bazı temel becerilere ne derecede sahip olduğu oldukça önemlidir. Şimdi sekreterde olmazsa olmaz dediğimiz özellikleri listeleyeceğiz.
Her şeyden önce sekreterlerin diksiyonu düzgün olmalıdır. Yöneticilerle, müşterilerle ve diğer bağlantılarla sürekli iletişimde olacağı için dili akıcı bir şekilde kullanması önemlidir.
Zaman yönetimini iyi yapabilen, iş yükünü doğru şekilde kaldırabilen kişilikler olmalıdır.
Sekreterler detaylara dikkat edebilen, organize çalışabilen kişiler olmalıdır. Dosyaları, evrakları, yetiştirilmesi gereken imzaları ayarlamak için bu beceriler gereklidir.
Sekreterler büro araç gereçlerini iyi ve hızlı kullanıyor olmalıdır. Çalıştığı ortamın tertip ve düzenine dikkat etmelidir.
İş temposunun yoğunluğunu kaldırabilmelidirler. Bunun için iyi bir motivasyona sahip olmaları önemlidir.
Pratik ve analitik düşünebilmeli, sorunlara etkili ve hızlı çözümler üretebilmelidir.
Sekreterlerin iletişim becerileri iyi seviyede olmalıdır.
Microsoft Office programlarını bilmeleri gerekir. Dosyaları, evrakları, yazışmaları bilgisayara aktaracak teknolojik donanıma sahip olmaları gerekir.
Sekreterler öz disiplin ve sabır sahibi kişilikler olmalıdır. Aynı anda birçok işle veya problemle yüzleşmek durumunda kalabilirler. Böyle durumlarda sakinliğini korumalı, sabırlı olmalı ve organize kişiliğini ortaya çıkarmalıdır.
Dış görünüş ve davranış kuralları da sekreterlerin önem vermesi gereken niteliklerdir. Çalışılan yerin kurallarına uygun kıyafet seçimi yapılarak karşıdaki kişide iyi bir izlenim yaratılmalıdır. Aynı zamanda görgü sahibi, çalışkan ve azimli olma özellikleri de yine olmazsa olmazlardan.
Kendilerine verilen yüklü işleri parçalara ayırıp gereken işe öncelik verme yetisine sahip olmalıdırlar.
En az bir yabancı dil bilmesi mesleğinde iyi bir konuma gelmek veya iş ararken öncelikli konuma gelmeye yarayacaktır.
Sekreter Maaşları
Sekreter maaşları çalışılan kuruma, yöneticiye, sekreterliğin çeşidine göre değişkenlik gösterir. Ortalama olarak rakamlardan bahsedecek olursak en düşük civarı ve en yüksek gibi ücretlerden bahsedebiliriz. Tıbbi sekreterlik gibi iş kollarında ise devlette çalışılması halinde gibi meblağlarda maaşlarla başlamak mümkün olabiliyor.
Hukuki sekreterlikte de yine zaman geçtikçe ve deneyim kazandıkça maaşlarda artışlar mümkün. Sekreterlikle ilgili birçok bilgiyi cebimize koyduysak şimdi nasıl sekreter olabileceğimize bakalım.
Sekreter Nasıl Olunur?
Kamu Yönetimi, Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı gibi üniversitelerin ön lisans bölümlerinden mezun olan kişiler sekreterlik yapabiliyor. Fakat bu şart değil. Liseden mezun kişiler de sekreterlik başvurusu yapabiliyor. Bunun için daha çok kişinin kendini ne kadar geliştirdiğine, yeteneklerine, iletişim becerilerine ve diksiyonuna bakılır. Şunu diyebiliriz ki özgeçmişinizde aldığınız bir diksiyon eğitimi sertifikası iş başvurularınızda işe yarayacaktır. İş mülakatında verdiğiniz disiplin ve sorumluluk sahibi imajı da sizi öne taşıyacak diğer unsurlardır.
Günümüzde online eğitimler sayesinde sekreterlerin sahip olması gereken tüm nitelikleri; etkili iletişim, müşteri ilişkisi, ofis becerileri ve daha fazlasını elde edebiliyorsunuz. Bunun için enstitümüzün Etkin Yönetici Asistanlığı kursunu ziyaret edebilirsiniz. Şunu da belirtelim ki tıbbi sekreterlik gibi spesifik bir alana yönelen kişiler sağlık meslek liselerinin ilgili bölümünde okuyabildikleri gibi tıbbi sekreterlik programlarına da katılarak eğitimlerini alabilirler. Bunun için yine İstanbul İşletme Enstitüsü Tıbbi Sekreterlik Uzaktan Eğitimi adı altında online bir sertifika programı sunuyor. Gerekli eğitimlerden geçerek sertifikaya sahip olabilir ve iş başvurusu yapabilirsiniz. Tıbbi sekreterlik eğitiminizden sonra devlet kurumunda çalışmak istiyorsanız KPSS sınavını başarıyla geçmeniz gerekir.
İlgili Eğitim: Etkin Yönetici Asistanlığı
Bir şirket veya ofisteki organizasyon, büro ve diğer ofis sorumluluklarını yerine getiren meslek grubuna sekreterlik diyoruz. Sekreter, bünyesinde çalıştığı firmanın veya yöneticinin iş imajını yansıtan önemli bir parçasıdır. Sekreter, yöneticinin idari işlerinde destekleyici, onu temsil eden kişidir.
Sekreterler randevuları ayarlayarak zamanın verimli ve doğru kullanılmasına yardımcı olurlar. Toplantı tarihlerini düzenlemek, zamanı geldiğinde ilgili kişilere haber vermek sekreterin sorumluluğundadır. Sekreterler yöneticilerini günlük akıştan haberdar eder, değişiklik ve hatırlatmaları doğru zamanlarda yaparlar.
Sekreter maaşları çalışılan kuruma, yöneticiye, sekreterliğin çeşidine göre değişkenlik gösterir. Ortalama olarak rakamlardan bahsedecek olursak en düşük civarı ve en yüksek gibi ücretlerden bahsedebiliriz. Tıbbi sekreterlik gibi iş kollarında ise devlette çalışılması halinde gibi meblağlarda maaşlarla başlamak mümkün olabiliyor.
1. Mükemmel müşteri hizmetleri ve iletişim becerileri.
2. Güçlü kurumsal bilgi ve organizasyon becerileri.
3. Dikkatli ve hassasiyetle çalışma prensibi.
4. Güçlü iletişim becerileri ve yüksek düzeyde dil yeteneği.
5. Güçlü bilgisayar ve veri işlem becerileri.
6. Güvenilir ve davranışsal olarak hoş iken, çözüm odaklı.
7. Mükemmel insan ilişkileri yeteneği.
8. Zaman yönetim, planlama ve örgün yetenekleri.
9. Güvenilir, disiplinli ve sürekli çalışma prensibi.
Yüksek dereceli profesyonellik.
Sekreterlik mesleğine başlamak için, bir lisans veya yüksek lisans derecesi olan bir sekreterlik veya yönetim bilimleri alanındaki bir eğitim almanız gerekmektedir. Bununla birlikte, sekreterlik mesleğine girmek için, bir sertifika veya lisans programından da mezun olabilirsiniz. Bununla birlikte, sekreterlik mesleğine girmek için, iş deneyimi kazanmak ve iş ahlakı öğrenmek için açık iş imkanlarını aramak da önemlidir. Bununla birlikte, sekreterlik mesleği girişimciler için de harika bir seçenektir. Sekreterlik mesleğine girebilmek için, müşteri hizmetleri becerileri, ofis yönetimi, veri girişi ve bilgisayar becerileri gibi temel becerilere sahip olmanız gerekmektedir.
Maaş miktarı sekreterlik mesleği için işverenin, çalışanın niteliklerine ve deneyimine bağlı olarak değişir. Genel olarak, sekreterlik mesleği için alınan maaş ortalama ile TL arasında değişebilir.
Sekreterlik Alanındaki İş İmkanları
Sekreterlik mesleği, ofis işlerine ilgi duyan ve düşünme becerisi, sorumluluk ve öz disipline sahip olan kişiler için uygun bir kariyer seçeneğidir. Bu alandaki iş imkanları, sektöre ve uzmanlık alanına göre çeşitlilik göstermektedir.
Birincil Sekreterlik Türleri
Sekreterlik mesleğinin birçok dalı bulunmaktadır. Tıbbi sekreterlik, üst düzey yönetici sekreterliği ve hukuki sekreterlik gibi alanlarda farklı iş imkanları mevcuttur. Tıbbi sekreterler hastanelerde ve sağlık kuruluşlarında, hukuki sekreterler ise avukatlık bürolarında ve mahkemelerde görev almaktadır. Üst düzey yönetici sekreterleri ise şirketlerde ve özel sektörde yöneticilere ve CEO'lara asistanlık yaparlar.
Sekreterlerin Görev ve Sorumlulukları
Sekreterlerin görevleri, çalıştıkları alan ve sektöre göre değişkenlik göstermekle birlikte, temel olarak idari işlerde yöneticiye destek vermek ve onun adına bazı işleri yürütmektir. Yöneticinin randevu takibi, toplantı düzenleme, dosya ve evrak yönetimi, ajanda ve saat organizasyonu gibi işlerle ilgili sorulara anında cevap verebilmesi ve bu konularda yöneticiye hatırlatmalarda bulunması önemlidir.
Sekreterlik İçin Gereken Nitelikler ve Eğitim Durumu
Sekreterlik için temel nitelikler arasında düşünme becerisi, sorumluluk bilinci, öz disiplin ve yüksek organizasyon yeteneği bulunmaktadır. Üniversitelerin işletme, idari ve iktisadi bilimler fakültelerinden mezun olan kişilerin yanı sıra, lise mezunu veya meslek lisesi mezunu kişiler de sekreterlik pozisyonlarına başvurabilmektedir. Gelişmiş dil becerileri, ofis programlarına hakimiyet ve girişimcilik gibi özellikler de işe alımlarda tercih sebebidir.
Sekreter Maaşları
Sekreter maaşları, çalışılan kuruma, yöneticiye ve sekreterlik türüne göre değişkenlik göstermektedir. Ortalama olarak ila TL arasında maaşlar söz konusu olabilirken, tıbbi sekreterlik gibi iş kollarında devlette çalışılması durumunda TL gibi maaşlarla başlamak mümkün olabilmektedir. Hukuki sekreterlikte de deneyim kazandıkça maaşlarda artışlar mümkündür.
Sonuç olarak, sekreterlik alanında çeşitli iş imkanları bulunmaktadır. İlgili niteliklere sahip olan kişiler, kendilerini bu meslekte geliştirerek başarılı bir kariyer elde edebilirler.
Sekreterlik Eğitimi ve Bölümler
Sekreterlik eğitimi almak isteyen bireyler, ofis işlerini yönetebilmek, düşünme becerisi ve sorumluluk sahibi olmayı amaçlamalıdır. Bu amaçla, alınabilecek eğitimler ve okunabilecek bölümler oldukça çeşitlidir. Bunlar arasında işletme, büro yönetimi ve muhasebe gibi bölümler bulunmaktadır. Ayrıca tıbbi sekreterlik, hukuki sekreterlik ve üst düzey yönetici sekreterliği gibi özel alanlarda eğitimler de tercih edilebilir.
Sekreterlik Alanında Başarılı Olmanın Önemli Nitelikleri
Sekreterlik alanında başarılı olmak için kişinin sabırlı, çalışkan ve düzenli olması önemlidir. Bununla birlikte, yönetici ve ofiste sorumluluk alabilecek nitelikli ve iletişimi iyi seviyede olan kişilere ihtiyaç duyulmaktadır. İyi bir sekreter, yöneticinin idari işlerinde destekleyici ve onu temsil edebilecek düzeyde olmalıdır.
Sekreterlik Mesleğinde Çeşitli Görevler ve Sorumluluklar
Sekreterlik mesleğinde, çalışılan alana göre görev ve sorumluluklar değişkenlik gösterebilir. Örneğin, tıbbi sekreterlik ve emlak sekreterliği gibi alanlarda görevler ve sorumluluklar farklılık gösterebilirken, genel anlamda sekreterlerin iş tanımları ve sorumlulukları benzerdir. Temel olarak, yönetici ve ofis düzenine destek vermek, yazışma ve iletişimi sağlamak, randevuları ayarlamak ve ajanda düzenlemek sekreterlerin görevleri arasındadır.
Sekreterlerde Aranan Özellikler
Sekreterlerde aranan başlıca özellikler arasında, kurumsal düzeyde yetkinlik sahibi olmalarının yanı sıra, beceri ve deneyim geliştirmeleri de önemlidir. İyi bir sekreter, iletişim becerilerine hakim, yönetici ve ofis ihtiyaçlarını anlayarak hızlı ve etkin çözüm üretebilen yapıya sahip olmalıdır.
Sekreterlik Eğitimi Veren Üniversiteler ve Bölümler
Sekreterlik eğitimi alabilecek kişiler için üniversitelerde ve meslek yüksekokullarında büro yönetimi ve iletişim bölümlerinde eğitim olanağı sağlanmaktadır. Ayrıca, lise mezuniyetinden sonra da sekreterlik mesleği tercih edilebilir ve deneyim kazanarak doğrudan iş hayatına atılabilir.
Sonuç olarak, sekreterlik eğitimi almak isteyen bireylerin, eğitim alanları ve bölümlere göre birçok fırsat ve iş imkanı bulunmaktadır. Başarılı bir sekreter olmak için sabır, disiplin ve iyi iletişim becerileri gerekmekte olup, bu mesleği tercih edenler, yönetici ve ofis düzeyinde yetkinlik ve profesyonellik göstermeleri beklenmektedir.
Günlük Ajanda Kullanmanın Avantajları
Günlük ajanda kullanımı, sekreterler için önemli bir araçtır ve bu uygulama birçok avantaj sağlar. İlk olarak, sekreterlerin unutmamanız gereken önemli bilgileri hatırlamasına yardımcı olur. Bu sayede yöneticinin sağ kolu olan sekreterler, yöneticilerin randevularını ve toplantılarını düzenli bir şekilde yönetebilir ve faaliyetlerini daha verimli hale getirirler. Ayrıca, ajandalarında oluşturdukları düzenli kayıt yöntemi, bir düşünce akışının ve organizasyonun sağlanmasına yardımcı olur.
Verimlilik Artışı
Sekreterlerin günlük ajanda kullanmaları, ofis ve yönetim süreçlerinde verimliliğin artmasına katkıda bulunur. Gündelik işlerin ve görevlerin ajandaya kaydedilmesi, ofis çalışanlarını organize eder ve iş süreçlerinin düzenli biçimde gerçekleştirilmesini sağlar. Bu sayede sekreterler, yöneticilerin ve iş arkadaşlarının beklentilerini daha hızlı ve başarılı bir şekilde karşılar.
Zaman Yönetimi
Ajanda kullanımının bir diğer önemli avantajı ise zaman yönetimidir. Sekreterler, günlük ajandalarına yazarak işlerini önceliklendirebilir ve daha verimli bir zaman planlaması yapabilirler. Bu sayede, işlerin zamanında ve başarılı bir şekilde tamamlanması sağlanır.
Hata Minimizasyonu
Günlük ajanda kullanarak, sekreterler hataların önüne geçer ve iş süreçlerindeki aksamaları en aza indirir. Unutulabilecek önemli başlıkların ajandada gözden geçirilmesi, sorunların tespit edilip çözülmesini sağlar. Bu şekilde sekreterler, işlerini daha hatasız ve düzenli bir şekilde yürütür.
İletişim ve Koordinasyon
Sekreterlerin günlük ajanda kullanması, iletişim ve koordinasyonun daha iyi sağlanmasına da katkıda bulunur. Ajanda üzerinden düzenli iletişim sağlayarak, yönetici sekreterliği ve ofis çalışanları arasında işlerin ve görevlerin uyumlu bir şekilde yürütülmesi sağlanır. Bu durum da, hem çalışma ortamının niteliği ve iş verimliliği için çok değerlidir.
Sonuç olarak, sekreterlerin günlük ajanda kullanımı, daha verimli, düzenli ve başarılı bir çalışma ortamı sunar. Bu uygulama sayesinde, iş süreçlerinin hızlı ve hatasız gerçekleştirilmesi sağlanarak, yönetici ve ofis çalışanlarına önemli katkılar sağlanır. Bu nedenle, sekreterler ve yöneticilerin günlük ajanda kullanımını önemseyerek ve düzenli bir şekilde uygulamaları büyük önem arz etmektedir.
Marmara Üniversitesi Diş Hekimliği 4. sınıf öğrencisidir. Okumak, yazmak, araştırmak dışında müzikle ilgilenmeyi seviyor. Fakülte sosyal kulüplerinden birinin de kurucuları arasında.
Sekreterlik büro işi olarak tanımlansa da farklı alanlarda da ihtiyaç duyulan bir meslek haline geldi. Geçtiğimiz yıllarda, asistanların görevi telefonlara bakmak ve dosyaları düzenlemek ile sınırlıyken günümüzde sekreterliğin iş tanımı değişmiştir. Çeşitli sektörlerde iş bulma şansına sahip olan sekreterlerin çalıştığı diğer kurumlar arasında belediyeler, turizm acenteleri ve organizasyon şirketleri yer alıyor.
Sekreter Nedir?
Bir ofiste üst düzey yöneticilerinin randevularını düzenleyen ve gelen misafirleri ağırlayan asistanlara sekreter denir. Genel sekreterler ise genellikle üniversitelerde görev alır. Bir ya da birden fazla yardımcısı olabilir.
Sekreter Ne İş Yapar?
1- Muhasebe sekreterleri bütçe taslaklarını hazırlar. Haftalık ve aylık belgeleri tasnif eder ve dosyaları. Talep edildiği takdirde o dosyaları, müdür ya da müdür yardımcısına iletir.
2- Emlak sekreterleri ev ve arsalar hakkında müşterileri bilgilendirir. Müdür ofiste yokken gelen müşterileri ağırlar. Satılık ve kiralık dükkanların fotoğraflarını web sitesine yükler.
3- Tıbbi sekreterler kliniğe ve muayeneye gelen misafirleri karşılar. Randevu takip programını kullanarak randevuları düzenler. Doktorların muayene esnasında kullandığı tıbbi ekipmanları sterilize eder. Diş hekiminin yanında tıbbi sekreter olarak işe başlayan bir kişi, muayene esnasında hekime yardım eder. Muayene lambasını açar ve istediği malzemeleri doktora verir. Tıbbi sekreterler ek olarak doktorların yazdığı reçeteleri bilgisayara işler.
4- İş yemeklerinin tarihi ve saatini ayarlar.
5- Şirketlerin gerçekleştireceği organizasyonları düzenler.
6- Günlük ve haftalık iş rapor tutar.
7- Muhasebe sekreteri dönem sonu bilançoları ve faturaları düzenler. Gelir gider tablosunu hazırlar. Yöneticileri ödenecek borçlar konusunda bilgilendirir.
8- 5- Müdür ve üst düzey yöneticiler ofiste yokken, telefonları yanıtlar.
9- Gelen mailleri cevaplar.
Sekreter Nasıl Olunur?
Üniversitelerin Kamu Yönetimi, Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden mezun olan kişiler sekreterlik yapabilir. Lise mezunlarının da sekreterlik yapma şansı var. Özellikle yabancı dil ve diksiyonu düzgün olan kişiler çeşitli sektörlerde yönetici asistanı olarak işe alınmaktadır.
Tıbbi sekreter olmak içinse Sağlık Meslek Liselerinin tıbbi sekreterlik bölümünde okumak gerekiyor.
Sekreterin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreterlerin görev ve sorumlulukları çalıştıkları sektöre göre farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak yönetici asistanlarının yerine getirmesi gereken sorumluluklar aynıdır.
1- Yönetici asistanlarının diksiyonu düzgün olmalıdır. Müşterilerle yüz yüze ve telefonda iletişim kurarken akıcı bir şekilde konuşmalıdır.
2- En az bir yabancı dil bilmelidir. İngilizce dışında, Almanca, Rusça ya da İspanyolca gibi Avrupa dillerinden birini öğrenen kişilerin iş bulma şansı diğerlerine oranla çok daha yüksektir.
3- Müşterilerin bilgileri yönetici asistanlarının sorumluluğundadır. Bu bilgiler başka bir kişi ya da kurumla paylaşılmamalıdır.
4- Sekreterler, aynı zamanda şirketlerin imajını yansıtır. Bu nedenle iş toplantılarına ve yemeklerine katılmak da görev ve sorumlulukları arasında yer alır.