Ingilizce Mail Hal Hatır Sorma
İngilizce İş Maili Atarken Bilmeniz Gerekenler ve Örnekler
Mail, günlük hayatımızda sıklıkla başvurduğumuz bir araç. Gerek özel gerekse iş hayatımızda iletişim kurmak amacıyla bol bol mailleşiyoruz. Arkadaşlarımıza ve yakınlarımıza mail atarken daha kestirme, pratik ve resmi olmayan mesajlar seçerken, iş yazışmalarında durum oldukça farklı. Kullanılan dil ve üslup, nezaket kuralları, amacın ve isteğin doğru belirtilmesi, olası yanlış anlaşılmaların önüne geçebilmek adına büyük rol oynuyor.
Atılan e-postaların önemi bu kadar büyükken işin içine bir de yabancı dil karışınca bu önem daha da artıyor. Çünkü, uluslararası çalışan firmaların hemen hepsinde ortak dil olarak İngilizce tercih edilmekte ve tüm yazışmalar bu dil üzerinden yapılmakta. Bu nedenle, İngilizce iş maili atma konusunda belli kuralları göz ardı etmemeli ve bazı kalıpları mutlaka öğrenmelisiniz.
&#;Altı üstü mail atacağız, İngilizce olunca ne değişiyor ki?&#; demeyin! Çünkü attığınız bir mailin hem firmanızın prestiji hem de kariyerinizin gidişatı üzerindeki etkisi oldukça yüksek olabilir.
Mail Atarken Bunlara Dikkat!
Yazdıklarınıza gereken önemin gösterilmesi, mesajlarınızın ciddiye alınması ve en önemlisi de anlatmak istediğinizi karşı tarafa doğru bir biçimde aktarabilmek için yazışmaların belli kuralları vardır. İngilizceye günlük konuşma dilinde hakim olabilirsiniz; fakat konuşma dili ile yazışma dili arasında da farklılıklar bulunmakta.
Örneğin, bir üst yöneticiye ileti gönderirken kullandığınız hitap ve metni bitirme şekliniz gibi birtakım noktalara daha fazla özen göstermeli ve laubalilikten kaçınmalısınız. Attığınız her mailin sizi, karakterinizi ve konumunuzu temsil edeceğini düşündüğünüzde dikkatli olmanız gereken noktaları incelemek faydalı olacaktır.
Devrik, Gramere Uygun Olmayan Cümlelerden Kaçının!
İngilizce iş maillerindeki en önemli kurallardan biri budur!
Öznesi veya nesnesi belli olmayan, iletinin kime hitap ettiği belirsiz, devrik cümlelerin maillerinizde yeri olmamalı! Kısacası, alelacele bir dille yazılmış gönderiler iş dünyasında pek sevilmez ve hak ettiği değeri görmez. Bu yüzden gramer kurallarına uyduğunuza emin olun.
Açık ve Net Olun!
Amacından sapmış, konuyu uzun uzun anlatan karmaşık cümlelerle boğuşmayı kimse istemez. Hele ki esas konuyu dolandırarak anlatan tipteki yazılar, yoğun iş temposu arasında her zaman ikinci plana atılır ve çoğu zaman okumaktan kaçınır hale gelmemize yol açar. Kısacası laf kalabalığı yapmamaya dikkat etmek gerek. Yani, taleplerinizi belirtirken mesajın konusunu ve niçin yazıldığını unutmayın. Açık ve net olun!
Örneğin;
&#;We can supply the material requirements by making the necessary orders as a result of preparing the material requirement list that you are responsible for preparing.&#; cümlesi yerine;
&#;If you can prepare and send the material requirement list as soon as possible, we can supply your needs.&#; diyebilirsiniz.
Resmi ve Nazik Bir Dil Kullanın!
Gönderinizin tamamında başından sonuna kadar resmi, ancak kibar bir dil kullanın. Senli benli konuşmalar yerine devamlı &#;Siz&#; diye hitapta bulunun. Girişte selamlama, kapanışta teşekkür ve iyi dilekler dilemeyi unutmayın.
Örneğin;
&#;Hi&#; ya da &#;Hello&#; yerine &#;Dear Mr./Ms. &#;&#; diye başlayan giriş cümleleri,
&#;Thank you&#; veya &#;Have a nice day&#; yerine &#;Best regards&#; ile sonlanan bir kapanış,
&#;Can you..?&#; yerine &#;Could you kindly &#;?&#; ile başlayan talep ve soru cümlelerini tercih edin.
Kelime ve Cümle Kalıplarına Dikkat Edin!
Doğru bilinen yanlışlar olarak da nitelendirilebilecek bir konu olan cümle kalıpları, bazı durumlarda sizi zora sokabilir. Herkes tarafından kullanılan bir kalıp, aslında yanlış yazılıyor olabilir. İletilerinizi göndermeden önce mutlaka son kontrollerinizi yaparak doğru kalıpları tercih ettiğinizden emin olmalısınız. Ayrıca bazı kelimeler yazımda benzer ancak anlamda farklı olabilirler. Bu tür imla kurallarına da dikkat edilmesi faydalı olacaktır.
Örneğin;
&#;O&#; anlamındaki &#;it is&#; kısaltılırken &#;it’s&#; olarak kısaltılmakta ve &#;its&#; olarak kullanılan ve &#;Onun&#; anlamına gelen zamir ile karışabilmektedir.
&#;Advice&#;, tavsiye anlamında kullanılan bir isimken &#;Advise&#;, öğüt vermek anlamında kullanılan bir fiildir.
İngilizce İş Maili Nasıl Yazılır?
Genel olarak iş maili yazarken dikkat etmeniz gereken noktaları öğrendikten sonra, iş yazışmalarında en çok tercih edilen belli başlı kalıpları da öğrenerek kendinize büyük bir kolaylık sağlayabilirsiniz.
Hitaplar
Mailinizde ilk kısım giriştir. Düzgün bir hitapla giriş yapılmalıdır. Karşınızdaki kişinin cinsiyetini ve konumunu göz önüne alarak hitapta bulunun. Sayın ile başlayıp ismini, ad ve soyadını veya sadece soyadını kullanabilir ya da beyefendi/hanımefendi kelimelerini tercih edebilirsiniz.
| Dear Mr. Smith, | Sayın Smith Bey, (erkek) |
| Dear Sir/Madam, | Sayın beyefendi/hanımefendi, |
| Dear Miss Dawson, | Sayın Dawson Hanım, (bekar kadın) |
| Dear Mrs. Clarke, | Sayın Clarke Hanım, (evli kadın) |
| Dear Ms. Black, | Sayın Black Hanım, (medeni durum bilinmiyorsa) |
| Dear John, | Sayın John, |
| Dear Bill White, | Sayın Bill White, |
| Dear Jane, | Sevgili Jane, |
| To whom it may concern, | İlgili kişiye, |
Mailin nedeni
Hitap sonrasında mailinizi yazma nedeninizden bahsedebilirsiniz.
| I am writing to tell you about&#; | Size &#; hakkında yazıyorum. |
| I am writing to you regarding&#; | &#; konusunda size yazıyorum. |
| I am writing to inquire/enquire about&#; | &#; hakkında bilgi almak için yazıyorum. |
| I am writing to about&#; | &#; hakkında yazıyorum. |
| I am writing in connection with&#; | &#; ile bağlantılı olarak size yazıyorum. |
| I am writing to you on behalf of&#; | &#; adına size yazıyorum. |
Talepler, Bilgilendirme ve Onaylama
Gönderinizin nedenini belirttikten sonra, gelişme bölümü olarak düşünebileceğiniz en uzun kısım geliyor. Bu bölümde isteklerinizden, yapmanız gereken bilgilendirmelerden ve vermeniz gereken onaylardan bahsedebilirsiniz.
| Would/Could you please send me&#; | Bana &#; gönderebilir misiniz? |
| It is our intention to&#; | Niyetimiz şu ki&#; |
| We would be very grateful if you could send us this information. | Bize bu bilgiyi gönderebilirseniz çok müteşekkir oluruz. |
| We carefully considered your proposal and&#; | Teklifinizi dikkatlice inceledik ve&#; |
| I would like to inform you about&#; | Size &#; hakkında bilgi vermek istiyorum. |
| I would just like to confirm the main points we discussed. | Görüştüğümüz temel konuları teyit etmek için yazıyorum. |
| Your request for &#; has been approved. | &#; talebiniz onaylandı. |
| We are happy/sorry to inform you that&#; | Size memnuniyetle/üzülerek bildiriyoruz ki&#; |
| I am writing to let you know that&#; | &#; size bildirmek için yazıyorum. |
| I am writing to confirm&#; | &#; onaylamak için yazıyorum. |
| Would you please send me … at the address below? | Lütfen …’ı aşağıdaki adrese gönderebilir misiniz? |
| I read/heard &#; and would like to know&#; | &#;&#;ı okudum/duydum ve &#; &#;i öğrenmek istiyorum. |
| I am writing in regard to&#; | Size &#; atfen yazıyorum. |
| I hope you have had a chance to look over the materials we sent. | Umarım yolladığımız materyallere bakma şansınız olmuştur. |
| Please review the enclosed catalog. | Lütfen ekteki kataloğu inceleyiniz. |
Kapanış
Mesajınızı bir sona bağlamak amaçlı kapanış cümleleri tercih edebilirsiniz.
| If you require assistance, please contact me. | Eğer yardıma ihtiyaç duyarsınız lütfen benimle irtibata geçin. |
| If you need more help, please feel free to contact me. | Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
| If you have further questions&#; | Daha fazla sorunuz olursa&#; |
| For further information&#; | Daha fazla bilgi için&#; |
| If you require more information&#; | Daha fazla bilgi isterseniz&#; |
| Please contact me&#; | Lütfen benimle iletişime geçin&#; |
| Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. | Başka sorunuz olursa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
| Hope the above helps, but email again if you’re still having any difficulties. | Umarım yukarıdakiler yeterli olur ancak yine de zorluk yaşarsanız lütfen mail atınız. |
| If you require any further information, feel free to contact me. | Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçin. |
| I look forward to hearing from you. | Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum. |
İyi Dilekler ve Teşekkür
Yazınız bittikten sonra kapanış cümleniz ile saygılarınızı iletebilir ve teşekkür edebilirsiniz.
| Regards, | Saygılar, |
| Best regards, | İyi dileklerimle, |
| Yours faithfully, | Saygılarımla, |
| Yours sincerely, | Saygılarımızla, |
| Respectfully yours, | Saygılarımla, |
| Thanks, | Teşekkürler, |
| Yours, | Sevgiler, |
| Thank you for your assistance. | Yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thanks in advance. | Şimdiden teşekkür ederim. |
| Thank you for your help in this matter. | Bu konudaki yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thank you for your interest. | İlginiz için teşekkür ederiz. |
Elbette ki tüm bu ipuçlarından faydalanarak İngilizce iş maili atabilirsiniz. Ancak bu dili aktif bir şekilde kullanamıyorsanız ne kadar dikkat ederseniz edin mutlaka hatalar yapacaksınız. Eğer iş maili atarken kendinize güvenebilmek, bir adım daha ileri gidebilmek istiyorsanız biraz daha çaba sarf etmeniz gerekir.
Bu konuda kendinizi geliştirmek ve İş İngilizcenizi aktif olarak kullanabilmek adına eksiklerinizi tamamlamak için en doğru adres Cambly! Cambly’de aklınıza tüm takılanları sorabileceğiniz, eksik konularınızı çalışabileceğiniz ve bol bol pratik yapabileceğiniz eğitmenlerin ana dilleri İngilizcedir.
Uygun olduğunuz gün ve saatte randevu oluşturarak katılabileceğiniz online dersleri denemek için hemen ‘blog’ kodunu kullanın ve 10 dakikalık ücretsiz ders alın! Hem iş hayatınızda hem de sosyal hayatınızda İngilizceyi çok daha rahat bir şekilde kullanabilmenin keyfini sürün.
İngilizce E-Mail Örnekleri
E-mailleri doğru yanıtlamak oldukça önemli bir iş. Özellikle özel sektörde işlerin büyük bir bölümü mailleşmeler üzerinden gerçekleşiyor. Dolayısıyla, e-mail diline hakim olmanız ve dili doğru, incelikli kullanmanız gerekiyor. Bu sebeple, bu yazımızda İngilizce e-mail örnekleri başlığına yer vermek istedik.
İyi bir e-mailin giriş, gelişme ve sonuç bölümü vardır. Dolayısıyla, bu bölümlerde hangi ifadeleri kullanmanız gerektiğini bilmeniz etkili bir posta göndermenizi sağlayacaktır. Bu yüzden, sırasıyla e-postanıza başlarken, gövdesini oluştururken ve e-postanızı sonlandırırken kullanabileceğiniz ifadeleri inceleyeceğiz.
Öncelikle selamlaşma kısmı ile başlayalım!
E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Selamlaşma İfadeleri
Derdinizi anlatmaya başlamadan önce, bir hitap ediş biçimi seçmeniz gerekiyor. Bunu formal (resmi) ya da informal (gayri resmi) biçimde yapabilirsiniz. Burada esas almanız gereken şey, muhattabınızı ne derecede tanıdığınız. Uzun süredir tanıdığınız ve mailleştiğiniz biriyle iletişime geçiyorsanız, informal yani gayri resmi bir dil tercih edebilirsiniz. Ancak henüz pek tanımadığınız biriyle iletişime geçecekseniz, formal yani resmi bir dil kullanmanız gerekir.
Bu durumda resmi ve gayri resmi diye ikiye ayırdığımız hitap kısmında, hangi ifadeleri kullanabileceğimizi inceleyelim!
| Resmi (Formal) | Gayri resmi (Informal) |
| Mr. / Mrs. / Miss / Dr. + Soy isim Örnek: Dear Mr. Joyce, Dear Miss Green, Dear Dr. Cotillard | Hi, Hello, &#; + İsim Örnek: Hi everyone, Hi Jessica, David |
Özetle, formal bir dil kullanacağınız muhattabınıza soy ismiyle hitap edersiniz. Informal bir dil kullanacağınız kişilere ise ismi ile hitap edebilirsiniz.
E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Kapanış İfadeleri
Bu bölümde de kullanacağınız dil, yine kişiyi yakınen tanıyıp tanımadığınıza göre değişiklik gösteriyor. Dolayısıyla tablomuzu yine resmi ve gayri resmi şeklinde ayıracağız. Böylece, hangi kapanış ifadesini kullanmanız gerektiğini seçebileceksiniz.
| Resmi (Formal) | Gayri resmi (Informal) |
| Respectfully yours, Kind regards, Yours truly, Sincerely, Warm regards | Regards, Cheers, Best regards, |
E-mail Yazma Amacınızı İfade Etme
İlk selamlama kısmının ardından e-postayı gönderme amacınızı belirtmeniz gerekiyor. Bu bölümde bu aşamada hangi ifadeleri tercih edebileceğinizi ele alacağız. Bununla birlikte, kullanabileceğiniz ifadelerin Türkçesini sizlerle de paylaşacağız ki sizin yazacağınız mail için hangisi uygunsa o ifadeyi seçesiniz.
Hitap şeklinizi seçtikten sonra bir de giriş cümlesine ihtiyacınız olacak. Bu noktada, amacınızı belirtmeye geçmeden önce aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz.
| Hal hatır sorma cümlesi | Türkçesi |
| I hope you are having a good week. | Umarım iyi bir hafta geçiriyorsunuzdur. |
| Thank you for your prompt reply. | Hızlı cevabınızdan dolayı teşekkür ederiz. |
| Thank you for your e-mail. | E-postanız için teşekkür ederiz. |
| I appreciate your patience in waiting for a response. | Yanıt beklerken gösterdiğiniz sabır için teşekkür ederim. |
| It was a pleasure meeting you at the conference last week. | Geçen hafta konferansta sizinle tanışmak bir zevkti. |
Kısa giriş cümlelerinin ardından mailinizin amacını belirten kısma geçebilirsiniz. Bu bölümde şu ifadeleri kullanabilirsiniz:
| Amaç bildirme cümlesi | Türkçesi |
| I am writing to inquire about &#; | &#; hakkında bilgi almak için yazıyorum. (Hangi konuda soru soracaksınız üç noktalı bıraktığımız kısma onu ifade etmelisiniz.) |
| I am interested in the job opening posted on your website. | Web sitenizde yayınlanan iş ilanıyla ilgileniyorum. |
| We would like to invite you &#; | Sizi &#; davet etmek isteriz. (Artık neye davet edecekseniz, o etkinliğe yer vermelisiniz.) |
Ancak, kötü bir haber bildireceksiniz kullandığınız dil aşağıdaki gibi olabilir:
| Amaç bildirme cümlesi | Türkçesi |
| It is with great regret that we &#; | Büyük bir pişmanlık duymaktayız ki… |
| After careful consideration, we have decided &#; | Uzun incelemelerden sonra karar verdik ki … |
| We regret to inform you that &#; | Size bildirmekten dolayı üzgünüz ki… |
E-mail Kapanış Açıklamaları Kısmı
Enişten dileklerimle : ) diyerek maili kapatmadan önce, e-postanızın kapanış bölümünde talep ettiğiniz şeyi belirtmelisiniz. Hızlı bir yanıt mı istiyorsunuz, bir ricada mı bulunuyorsunuz yoksa bir hatırlatma mı istiyorsunuz bunu bu son kısımda dillendirin.
| Cümle | Türkçesi |
| Thank you for taking this into consideration. | Bunu dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. |
| Please respond at your earliest convenience. | Lütfen müsait olduğunuz zaman yanıt verin. |
| I look forward to &#; | Dört gözle bekliyorum ki … |
| I appreciate any feedback you may have. | Her türlü geri bildiriminiz için memnun olurum. |
| Please don&#;t hesitate to contact me if you have any further questions. | Başka sorularınız varsa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
İngilizce E-Mail Örneği
Şimdi örnek bir İngilizce e-mail üzerinden İngilizce e-mail yazarken kullanabileceğiniz ifadeleri ele alalım. Hedef ifadeleri koyu ve italik olarak göstereceğiz. Merak etmeyin anlamlarına da yer vereceğiz.
Hi Emily,
I&#;m writing in regard to the meeting scheduled for this upcoming Friday. Unfortunately, something came up and I am no longer able to join. I&#;m sorry for the inconvenience. Please let me know another available time to gather.
I look forward to speaking with you again soon. Thank you in advance.
Best,
Frank.
Türkçesi
Merhaba Emily,
Önümüzdeki Cuma günü yapılması planlanan toplantı hakkında yazıyorum. Ne yazık ki, bir şey çıktı ve artık katılamıyorum. Bu uygunsuzluktan dolayı özür dilerim. Lütfen toplanmak için size uygun olan başka bir müsait zaman banabildirin.
En yakın zamanda sizinle tekrar görüşmeyi dört gözle bekliyorum. Şimdiden teşekkür ederim.
En iyi dileklerimle,
Frank
Şimdi ise, kelimelerin anlamına tek tek bakalım.
Örnek e-maildeki kelimeler:
in regard to: hakkında, hususunda, -e ile ilgili (Bu kelimenin yerine about edatını da kullanabilirsiniz. Ancak in regard to ifadesi daha ileri seviyeden bir ifadedir.)
upcoming: yaklaşan, gelecek, önümüzdeki (Bu kelimenin yerine approaching, forthcoming, future kelimelerini de tercih edebilirsiniz.)
to come up: birdenbire ortaya çıkmak, aniden belirmek, ortaya çıkmak (Bu ifadenin yerine ise, arise, occur, rise, spring up fiillerini kullanabilirsiniz.)
join: katılmak (Bu fiilin yerine ise, attend fiilini tercih edebilirsiniz.)
inconvenience: sıkıntı, uygunsuzluk, rahatsızlık
let me know: haberim olsun, bize bildirin, beni, haberdar et anlamlarına gelir.
available: müsait, uygun (Bu kelimenin yerine convenient, accessible, kelimelerini kullanabilirsiniz.)
to gather: bir araya gelmek, toplanmak (to get together fiilini tercih edebilirsiniz.)
to look forward to: dört gözle beklemek, iple çekmek (Bu bir pharasal verb. Diğer bir deyişle, öbeksi bir fiildir. Dolayısıyla, en sondaki to bir edattır. Bu sebeple, to edatının ardından &#;ing alan yani gerund bir yapı gelir. Kısacası, look forward to ifadesinin ardından fiil gelecekse, &#;ing almalıdır.)
İngilizce E-mail Yazarken Kullanabileceğiniz Fiiller
attach: eklemek, iliştirmek
Cümle: I attach a copy of my notes for your information. / Notlarımın bir kopyasını ekliyorum, bilginize.
forward: yeni adrese yollamak, yeni adrese göndermek
Cümle: I’m forwarding you this email that I had from Jeff. / Jeff&#;ten aldığım bu e-postayı sana iletiyorum.
reply: yanıtlamak
Cümle: She usually replies immediately to comments on her posts. / Genellikle gönderilerine yapılan yorumlara hemen cevap verir.
archive: arşive kaldırmak
inquire: sormak, bilgi almak
İngilizce E-mail Yazarken Karşılaşabileceğiniz İsim Türünden Kelimeler
spam: istenmeyen e-posta
inbox: gelen kutusu
outbox: giden kutusu
contact: kişi, yetkili
signature: imza
attachment: ek
İngilizce E-mail Dilinde Kısaltmalar
İş İngilizcesinde e-mail gönderirken genellikle kısaltmaları kullanırız. Yine de iş e-postalarında kısaltmaları ne kadar az kullanırsanız o kadar iyi. Buna rağmen, kısaltmaları ve anlamlarını bilmeniz elbette önemli. Bu yüzden, bu bölümde iş e-maillerinde karşınıza çıkacak kısaltmalara bakacağız!
RSVP: Repondez s’il vous plait (Fransızca) / Lütfen cevap verin
ASAP: As Soon As Possible / En kısa zamanda
btw: by the way / Bu arada
re: regarding / ile ilgili, hakkında
FAQ: Frequently Asked Questions / Sıkça Sorulan Sorular
BCC: Blind Carbon Copy / (birine) görünmeyen mektup kopyası yollamak
FYI: For Your Information / Bilginize
CC: Carbon Copy / Bilgi
ETA: Estimated Time of Arrival / Tahmini Varış Zamanı
Daha fazla kısaltma öğrenmek isterseniz, İngilizce kısaltmalar ve anlamları yazımıza bakabilirsiniz.
İngilizce E-mail Yazma Sırası Sizde
Bu bölümde sizden bir iş e-mailini İngilizce yazmanızı isteyeceğiz. Buna bağlı olarak, size nasıl bir mail yazacağınıza dair durumdan da söz edeceğiz. Daha sonra, dilerseniz yazdığınız e-mail örneklerini bizimle yorumlarda paylaşabilirsiniz. Yazdığınız İngilizce e-mailleri görmek bizi mutlu eder.
Şimdi buyrun e-posta konumuza bakalım:
Geçen ay bir şirkette çalışmaya başladınız. Daha yenisiniz. James isimli iş arkadaşınızla acilen bir toplantı yapmanız gerekiyor. Fakat, bu arkadaşınız siz işe başladığınızdan beri ofisinde yok. Dolayısıyla, iş arkadaşınıza en kısa zamanda bir toplantı yapmanız gerektiğine dair bir e-mail yazacaksınız.
İngilizce e-mail yazarken kullanabileceğiniz ifadelere yer verdiğimiz yazımız bu şekildeydi. Yazımızda sizler için İngilizce e-mail yazma örnekleri temasına yer verdik. Böylece, siz de örneği dikkate alarak kendi İngilizce e-mailinizi yazabilirsiniz. Bununla birlikte, e-mailinizin giriş, gelişme ve sonucunda tercih edebileceğiniz ifadelere de yer verdik. Bu sayede önünüzde hiç bir örnek olmasa bile kendi İngilizce e-mailinizi yazabileceksiniz. Sağlıklı ve bol İngilizceli günler dileriz.🍀