Esnek Çalışma Gelecek Mi

Geçtiğimiz hafta Linkedin’de bağlantılarıma yönelik bir anket düzenledim. Esnek çalışma konusunda fikirlerini merak ediyordum. Ankete birbirinden kıymetli 147 bağlantım katıldı. Ankette şu soruyu sordum; “Sizce işyerleri Koronavirüs sonrası da esnek çalışma ve çevrimiçi iletişim uygulamalarına devam etmeli mi?” Ankete katılanların %83′ü evet etmeli çok verimli derken, %17′si hayır etmemeli, verim alamadık demiş. Bu tür anketleri sözlü olarak pek çok şirkette de yapıyorum. Genelde gözlemlediğim, organizasyonlarda üst yönetim kademeleri bu işe pek sıcak bakmıyor. Ekipleri ile birlikte çalışan, gün içinde spontane toplantılar yapmaya ve ekiplerine fiziki ortamda erişmeye alışmış bu yönetim kademeleri için esnek çalışma pek tercih edilir değil. Ayrıca üst yönetimlerde esnek çalışanlara yönelik “gözden uzakta ne kadar iyi çalıştığından” şüphe etme eğilimleri de var.

Orta ve alt yönetim kademeleri ile beyaz yaka uzmanlar açısından ise durum farklı. Çoğu Y kuşağı olan bu yöneticiler, esnek çalışmayı Koronavirüs öncesinden zaten benimsemiş ve sıcak bakar durumdaydılar. İşin ilginç yanı, bu kişiler soruyu her sorduğumda esnek çalışmanın ve çevrimiçi iletişimin ne kadar verimli olduğunu anlatıyorlar.

İşe tarafsız bir sosyal bilimci olarak bakmak mecburiyetindeyim. Önce kendi tecrübelerimi paylaşayım. 15 Mart 2020 tarihinden itibaren, ben ve ekibim de esnek çalışmaya geçtik. Yönetim danışmanı olduğumdan, daha ziyade danışmanlık yaptığım organizasyonların çalışma koşullarına tabiyim. Tüm şirketler Nisan başı gibi esnek çalışmaya geçti. Pek çoğu üretimleri de dahil ofislerini kapadılar. Bu nedenle bende bu şirketlerin Yönetim Kurulları, Komiteleri ve üst yönetimleri ile çevrimiçi çalışma düzenine geçtim. Danışmanlık hizmetlerimi o tarihten bu yana online ortamda sunuyorum. Ne tür projeler yapıyoruz derseniz; stratejik plan hazırlama, kurumsal risk yönetimi, süreç yönetimi ve iç kontrol projelerimizi çevrimiçi olarak yürütüyoruz. 15 Mart tarihinden bu yana bendeki kayıtlara göre, 72 adet zoom/skype/livewebinar görüşmesi veya toplantısı yapmışım. Ayrıca 156 adet telefon görüşmem var. Bunların haricinde ICI Turkey adına veya hizmet verdiğim şirketlere yönelik olarak toplamda 8 adet webinar eğitimi vermişim. WhatsApp üzerinden yaptığım yazışma ve görüşmeler binlerce satırdan oluşuyor. Bu esnada, elbette destek verdiğim projelere yönelik anket, veri analizi, sektörel araştırma ve benchmark çalışmaları da yürütmüşüm. Bunların sayı ve süresine ait bir kaydım yok, ama yüzlerce saat olduğunu söyleyebilirim. Bu 3 ay içinde, ikisi İstanbul, üçü Ankara olmak üzere, sadece beş adet toplantıya yerinde katılım yaptım.

Sonuç; bana göre tüm işler sağlıklı şekilde ilerliyor. Hatta eskisine oranla çok daha verimli ve hızlı. Evet en başta hepimiz, ben de dahil bir boşluğa düştük, alışma dönemi yaşadık, ancak bugün Yönetim Kurulu ve Denetim Komitesi toplantıları gibi üst düzey toplantılarımızı bile çevrimiçi yapıyor, ya eskiden ne gereksiz masraflara ve zaman kayıplarına katlanıyormuşuz diye hayıflanıyoruz. Kısaca benim tarafta esnek çalışma, son derece verimli geçti. Yani bende esnek çalışmadan memnun olan %83 arasındayım.

Esnek çalışmanın şirketlere ve profesyonellere sağladığı avantajları sizinle paylaşmak istiyorum;

• Seyahat ve toplantı giderlerinde azalma,
• Zaman kayıplarının önlenmesi,
• Çalışan sağlığının korunması ve çalışan memnuniyetinin artması,
• İşin özüne yönelik çalışmaların verimlilik kazanması, dikkat dağıtıcı ve gereksiz toplantı ve görüşmelerin olmaması,
• İşyeri dedikodularının azalması ve işe odaklanma,
• Kira, elektrik, ısıtma, soğutma, güvenlik, temizlik, su ve yemek giderlerinde azalma,
• Ofis malzemesi giderlerinde azalma,
• Daha iyi organizasyon ve proje yönetimi, daha etkili zaman yönetimi,
• Çalışma ve görüşmelerin daha rahat kayıt edilmesi ile daha iyi kurumsal hafıza,
• Eğitim maliyetlerinde düşüş,
• Teknoloji kullanımı ve dijitalleşmede kültürel dirençlerin aşılması,
• Dijital süreç yönetimi ile personel sayısı, iş saatleri, kaynak gereksinimleri ve müşteri memnuniyetine yönelik olumlu gelişmeler,
• Duygusal veya subjektif değil, tamamen performans üzerinden yapılan personel değerlendirmelerine imkan veriyor olması,
• Farklı uzmanlıkları kısa süreli kiralayabilme, aynı şehirde olmayan freelancer yetenekler ve şirketler ile çalışabilme, pek çok işi outsource edebilme.

Elbette avantajlar kadar dezavantajlar ve zorluklar da mevcut.

Esnek ve çevrimiçi çalışma her şirkete ve kuruma uygun olmayabiliyor. Örneğin üretim işletmelerinin fabrika bölümleri büyük ölçüde bu şekilde çalışamazlar. Bu model, madencilik, petrol, perakende, inşaat, turizm, sağlık gibi pek çok sektör açısından henüz komple tüm örgüt yapısı ile, hatta kısmen dahi geçilebilecek bir çalışma modeli değil. Ancak teknoloji, eğitim, danışmanlık, veri hizmetleri, muhasebe, bankacılık, yayıncılık ve bazı devlet kuruluşları açısıdan çevrimiçi ve esnek çalışma sektörleri dönüştürme potansiyeline sahip olduğunu gösteriyor. Ama ne olursa olsun, tamamen esnek çalışmaya geçmesi mümkün olmayan sektörlerde bile, kısmen esnek ve çevrimiçi çalışmadan fayda sağlanabileceği görülüyor. En azından 5G teknolojisinin devreye girmesi ve yapay zeka/IoT/derin öğrenme kabiliyetlerinin de iş hayatına aktarımı ile 2027′den itibaren esnek çalışmanın, olmaz denilen sektörlerde bile olabileceğini göreceğiz.

Esnek çalışmanın önündeki en büyük zorluk ise sektörel zorluklardan ziyade Türk kültürüne uygun bir iş yapış tarzı olmaması. Türk iş kültürü; ast-üst ilişkilerinin kutsandığı, makam mevkinin önemsendiği, üstlerin otorite göstermeyi de sağlayacak şekilde astları ile olur olmaz toplantı yaptıkları, fiziksel toplantı, görüşme ve iş yemeklerinin aynı zamanda sosyalleşme amacı ile de kullanıldığı, şirket içi bürokrasinin en az iş kadar önemli olduğu, sinerjik takım çalışmasından ziyade sinerjik olmayan grup çalışması kültürün hakim olduğu (ikisi farklı), adam kayırma ve gruplaşmaların sık yaşandığı bir kültür. Uzaktan veya esnek çalışma, bu özelliklere sahip iş kültüründe bir yıkıcı faktör olarak görülebiliyor. Özellikle büyük, şaşalı binalara yatırım yapmış, dev tesisler kurmuş patronlarımız ve üst yöneticiler, biz bunlara boşa mı yatırım yaptık, personel dediğin patronun yanında çalışır veya esnek çalışma tembelliğe sevk eder inançları ile esnek ve çevrimiçi çalışmadan haz etmiyorlar. Bizde dokunmak, jest ve mimikleri görmek, sosyalleşmek aşırı önemli görülüyor. Elbette performans ve sonuç odaklı değil, duygusal ve görev odaklı çalışmanın hakim olduğu, fonksiyonel yönetimin hakim olduğu patron veya aile şirketlerinde bu fazlasıyla böyle.

Buna ek olarak, esnek çalışmanın, bireylerin performansın ölçülmesi, verimliliğin ölçülmesi gibi konularda modelleri olmayan şirketlerde daha dehşet verici bir konu olarak karşılandığını da söyleyebiliriz. Bireysel performans ölçümü için temelde iyi bir süreç yönetimi ve iç kontrol sistemi gerekiyor. Ayrıca uzaktan çalışma sibergüvenlik risklerini de beraberinde getirdiğinden, şirketlerin bu konuda da endişeleri var. Sağlam IT yönetişim çerçeveleri ve gerekli sibergüvenlik yatırımlarını yapan şirketlerde ise, sibergüvenlik ve bilgi güvenliği riskleri esnek çalışmada dahi çok iyi yönetilebiliyor.

Tabi, esnek çalışmada işin çalışan tarafında da sorunlar var. Eş ve çocukları evde olan (ki Koronavirüs nedeniyle böyle oldu), yeterli özel alana sahip olamayan, internet altyapısı yetersiz olan, konsantre olmakta zorlanan, hatta işe gitmediği için psikolojik sorunlar yaşamış yüzlerce, binlerce insan olduğuna da eminim. Zaten ankete gelen %17′lik olumsuz cevabın arkasında çoğunlukla da bu sebepler yer alıyor.Esnek çalışma modellerinin, bu riskleri de çözebilmeleri gerekiyor. ABD ve dünyada, ortaya yeni çıkan bazı hizmet start-up ları, bu konularda geçici ortak çalışma binaları, ofis alanları, altyapı ve teknoloji destekleri sağlayabiliyor. Ülkemizde de pek çok şirket bir genel merkez sahibi olmadan, benzer hizmetler alarak, çok düşük maliyetler ile zaman zaman toplanacakları veya bazı personeller için devamlı veya sık çalışmaya uygun alanlar kiralayabilirler.

Esnek çalışma kaçınılmaz olarak geliyor. 

ABD’de ve Batı’da esnek çalışmanın artık ana akım iş yapış modeli haline geldiği dünyada, hele de bu teknolojik değişim hızında, halen yerinde çalışmada ısrar etmek sadece boşa kürek çekmek anlamına gelecek. ABD’den Çin’e pek çok şirket, esnek çalışma ve beraberinde getirdiği nimetleri kucaklama ve adapte etme yarışına girdiler bile. Herşeyi bir tarafa bırakalım, VUCA ve yapay zeka döneminde esnek, adaptif, hızlı, yatay ve sürekli öğrenen örgütlerin ayakta kalacağı kesin. Diğer örgütler ise yok olacaklar. Bu doğal seleksiyon süreci. 2020 senesine şirketlerimizi ve kurumlarımızı taşımış olan inançlar, felsefeler ve modeller, bizi 2030′a götürmeyecek, bu kesin. Koronavirüs’ü fırsat bilerek, yeni dönemde esnek çalışma kültürüne hazırlık yapmak gerektiğini düşünüyorum.

Bu arada esnek çalışmaya geçelim mi, eski usul yerinde çalışma ile devam edelim mi tartışmalarının arka planında bir konu daha var ki, bu bence pek çok profesyonelde kaygı uyandırıyor. Koronavirüs tehdidi 1,5 sene daha devam edecek. Geçirdiği mutasyonlar ile daha hızlı bulaştığı iddia ediliyor. Her gün özellikle çalışan sağlığına uygun olmayan, merkezi havalandırmalı ve penceresiz plazalardaki ofislere, hele de tolu taşıma veya kalabalık servisler ile gelmeye zorlanan veya gelmek zorunda kalan insanların, kafalarındaki kaygı ve şüpheler ile ne kadar verimli olmalarını bekliyoruz? Bu tür kararlar vermiş olan şirketler, özellikle Y ve ileride Z kuşağından yetenekli çalışanlarını esnek çalışmaya sıcak bakan rakiplerine veya farklı sektörden şirketlere kaybedebilirler.

Lafı daha fazla uzatmadan, şirketlerimizin esnek çalışma ve çevrimiçi iş modellerine geçiş kapsamında neler yapabileceklerini de ele almak isterim. 

1- Mutlaka şirketinizin dijital olarak yönetilebilir bir şirket olmasını sağlayın. Böyle bir dönemde, hala ıslak imzalar ile şirket yönetmeyin, iş ve görev takibini, doküman yönetimini, onay işlemlerini  ve toplantıları manuel yapmayın, gereksiz bürokrasi ve ağır işleyen süreçlerden kurtulun.

2- Esnek çalışmaya geçene dek şirketinizde personel, müşteri ve tedarikçi gözünden bakarak, bunlara dokunan tüm süreçlerde maksimum sağlık ve hijyen tedbirlerini alın.

3- Havalandırma konusunda gerekli yatırımı yapın, merkezi havalandırmadan kurtulmaya çalışın, eğer mümkün değilse veya imkanınız var ise pencere açılabilen, temiz hava alabilen binaları tercih edin.

4- Şirketinizin iş ve görev takibi, doküman yönetimi, toplantı yönetimi, anket, süreç yönetimi, veri ve bilgi raporlaması vb. konularda yazılım çözümlerinden faydalanın, manuel tüm süreçleri ortadan kaldırın, tüm işlerinizi mobilden takip edebilir hale gelin.

5- Yetenekli, vazgeçilmez çalışanlarınızı belirleyin, esnek çalışma tercihleri var ise dinleyin, dikkate alın, kendilerinin görev tanımları ve sorumluluklarını netleştirip, kısmi esnek çalışma imkanları sağlayın, geri bildirim alın.

6- Bireysel performans yönetimine geçin. Bunun için iş süreçleriniz ve görevlerini net olarak tanımlanmış olmalı. Ayrıca süreç akışları ve kontroller de belirlenmiş olmalı. Bu iç kontrol anlamına geliyor. Şirketinizde güçlü bir iç kontrol, esnek çalışma için temel şarttır. Güçlü iç kontrole sahip, bireysel performans hedefleri (KPI) olan ve bu hedefler şirket stratejileri ile uyumlandırılmış şirketlerin esnek çalışmadan kaygı duymasına gerek yok.

7- Esnek ve çevrimiçi çalışma modellerini araştırın. Haftanın belirli günleri, belirli saatleri veya belirli fonksiyonlar için geçerli olabilecek pek çok çalışma modeli mevcut. Esnek çalışma stratejiniz ve operasyonunuz için gerekirse uzman danışmanlardan destek alın.

8- Normalleşme sürecine doğru testler yapın. Eğer aynı ciro ve karlılığı esnek çalışma ile de yakaladıysanız, esnek çalışma size zarar vermiyor, aksine başarılı demektir. Ancak test ederken karlılıkta biraz daha iyileşme bekleyin.

9- Esnek çalışma konusunda İK Departmanı öncülüğünde içe dönük bir anket yapın. Çalışanlarınız, müşterileriniz ve tedarikçileriniz ile konuyu görüşün. Bu konudaki beklenti ve tutumu öğrenin. Çok iyi geri bildirimler alacaksınız. Bu geri bildirimler size doğru modeli getirecektir.

10- Dünyada olup biten gelişmeleri, esnek ve çevrimiçi çalışmaya yönelik trendleri, sağlayabileceği faydaları Yönetim Kurulu ve CEO’nuza raporlayın, anlatın. Bu konudaki iyi uygulama örnekleri ve yüksek performans sağlamış şirketlerden örnekler sunun. Psikolojik dirençleri aşmada bu da oldukça önemli olacaktır.

11- Kendi alanınızda size freelance olarak hizmet verebilecek, esnek çalışma koşullarınızı kabul eden, daha önce tam zamanlı çalışmak istemediği için çalışamadığınız yetenekleri ve uzmanları tespit edin, bunlardan yeni koşullarda hizmet alabilirsiniz.

12- Core business’ınız dışındaki tüm işleri outsource edin. Özellikle de teknoloji ve hizmet bazlı işleri. Üstünüzdeki yükleri atın, ana işlerinize ve süreçlerinize odaklanın, inovasyona odaklanın.

13- 2027 tarihi kritik. Bu tarih dünyada yapay zeka devriminin hız kazanacağı tarih. 2027′de şirket ve fabrikalarda robotlar, yapay zeka karar sistemleri, yöneticiler ve denetçiler olacak. Perakende başta olmak üzere pek çok sektörde mavi yaka, hizmet, satış ve idari personel pozisyonları yapay zeka ve robotlarca karşılanabilir hale gelecek. Böyle bir geleceğin tasarımı bugünden başlamak zorunda. Ağırlıklı insansız çalışma ortamlarında, yetenekleri sayesinde kalabilen insanların zaten esnek çalışma zorunluluğu olacak. Bu nedenle, şimdiden esnek çalışma, çevrimiçi iş modelleri ve tüm süreçlerde dijital dönüşüme ağırlık verin.

14- Esnek çalışma stratejileri ve modelleri kadar, risk yönetimi de önemli. Uyum, teknoloji, sibergüvenlik, iletişim, motivasyon ve performans gibi faktörlerdeki riskleri yönetmek gerekiyor. Bu nedenle, esnek çalışmaya yönelik strateji ve operasyon modelleri ile birlikte, risk yönetimine de yer vermekte fayda var.