Resmi Hitap Şekilleri
HİLVAN KAYMAKAMLIĞI
PROTOKOL VE RESMİ NEZAKET KURALLARI
BİLGİ NOTU
Bilindiği gibi mükemmeli ortaya koyan daima ayrıntılardır. Mükemmel ise bir ayrıntı değildir. Özellikle yönetim hayatımızda, resmi ve özel ilişkilerimizin sınırını ve seviyesini belirleyen unsur, “Protokol Kuralları” ya da öteki anlamıyla “Resmi Nezaket Kuralları”dır. Bize önemsiz gibi gelen bazı hususlar, üstlerimizce özellikle istenebilir. Toplum hayatında olduğu gibi resmi ilişkilerde de uymamız gereken nezaket ve görgü kuralları, hem biz kamu görevlilerinin hem de hizmet etmekle görevli olduğumuz vatandaşlarımızın resmi iş ve işlemlerinin daha süratli ve olumlu sunulmasını sağlamaya yöneliktir. Öyleyse günlük yaşamımızın her safhasında karşılaşacağımız bazı resmi nezaket kurallarına kısaca bir göz atalım:
1-Yöneticinize daima saygılı hitap edin. Ona taşıdığı ünvana göre, “sayın müdürüm”, “sayın başkanım”, “sayın kaymakamım” ve “sayın valim” deyin veya “efendim” diye hitap ederek söze başlayın.
2-Üstünüzün makamına girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin, palto ve şapka ile girmeyin. Cep telefonunuz varsa ya dışarıda bırakın ya da kapatın.
Yöneticiniz “buyurun oturun” demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa “müsadenizle efendim” diyerek oturun. Otururken amiriniz ve üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın. Konuşmalarınızda daima nazik ve saygılı ifadeler kullanın. Konuşurken ve dinlerken yüzüne bakın. Yöneticiniz size “hoş geldiniz” veya “güle güle” derken toka etmek için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın. Otururken üstünüz ayağı kalkıyorsa siz de kalkın. Görüşmenizin sonunda size “memnun oldum, teşekkür ederim” derse, toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.
3-Yönetici veya üstlerinizin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde konumunuza ve kıdeminize göre sıralanarak oturun. En üst veya en kıdemli olan masaya ve yöneticiye en yakın yere oturur. Ancak, siz içeride iken sizden üst birisi gelirse oturduğunuz koltuğu terk ederek, bir geriye gitmeniz gerekir.
4-Yöneticilerinizle ya da akranlarınızla görüşmek için önceden sekreteriyle irtibat kurarak gidin. Yöneticinizin yanında biri varken zorunlu değilse veya kendisi çağırmadıysa girmeyin, girmek zorunda olduğunuzda da önce özür dileyin.
5-Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak otururken, ayakta dururken veya yürürken daima üstünüzün soluna geçin.
6-Bir toplantı için üst makama başkaları ile birlikte davet edilmiş iseniz, toplantıya zamanında ve toplantıya girecekleri bekleyip, beraber toplantıya icabet edin. Toplantıda, toplantı başkanından izin istemeden konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.
7-Toplantıya katılırken, üst makama iş görüşmesi için çıkarken veya üstleriniz tarafından çağrıldığınız zaman yanınızda not almak için mutlaka bir ajanda bulundurun.
8-Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantı ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst en son konuşur. Konuşma sırasını buna göre belirleyin. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise stratejik konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar. Konuşmalarınızın tören veya toplantıya katılan en üste hitaben olmasına dikkat edin. Konuşmalarınızın başında ve sonunda toplantıya katılanları selamlamayı unutmayın.
9-Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir. Sizden üst biri aracınıza bindiğinde sağ arka köşeyi ona bırakın, özel bir araca bindiğinizde ise şoförün yanındaki koltuğa oturun.
Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Karşılamada en üst olan, misafire ilk önce, “hoş geldiniz” der ve toka eder; uğurlamada ise en son “güle güle” der ve toka eder;
Havaalanlarında ve diğer araçlı resmi karşılamalarda yüzünüz aracın kapısına dönecek şekilde kapının sağında, uğurlamada ise bu kez araç kapısının solunda yer almalısınız. Üst yönetici uğurlanırken el sallanmaz, sadece başla selamlanır.
Ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak, önde yol gösteren biri varsa veya bilinen bir yere gidiliyorsa (giriliyorsa) ev sahibi misafirin ya da üstün soluna geçerek refakat eder.
Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil, binanızın kapısında karşılayıp, uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında, ast konuğunuzu ise odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp, uğurlayın.
Amiriniz veya üstünüz, ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunuzda oturmayın. Misafir koltuğuna geçip, karşısında oturun. Ama baş yöneticiniz geldiğinde kendisini makam koltuğuna buyur edin. Çünkü siz orada onu temsilen oturuyorsunuz. Başka hiç kimseye koltuğunuzu vermeyin.
Kendi makam odanızda da olsa amirlerinize ve üstlerinize daima saygılı olmak, protokol ve nezaket kurallarına uymak zorundasınız. Unutmayın amiriniz veya üstünüz size önem ve değer verdiği için odanıza gelmiştir. Yoksa her an sizi kendi odasına çağırtabilirdi.
Makamınızda amiriniz, üstünüz veya resmi bir ziyaretçiniz varken içeriye gerekmedikçe astlarınızdan kimseyi almayın. Zorunlu olmadıkça telefonla görüşmeyin, evrak imzalamayın ve başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, en azından özür dileyin ve izin isteyin.
Üstlerinize ağabey, abla ve eşlerine de yenge v.b. gibi hitapları kullanmayın; beyefendi, hanımefendi diye hitap edin. Ayrıca hizmet sunduğunuz vatandaşlara da abi, abla, dayı, amca, teyze v.b. gibi hitaplarda bulunmayın, hanımefendi, beyefendi şeklinde hitap edin.
Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Bir de unutmayın, telefonu kim açtıysa önce o kapatır. Ancak, üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın. Üstlerinize sekreter veya santral aracılığıyla telefon etmeyin. Rütbece ve statü olarak ast olanların, üstleri ararken sekreter veya santral kullanması doğru değildir. Doğrudan bizzat kendiniz arayın.
Bir makama, resmi daireye görüşmek için gidildiğinde, makam veya görevlinin masasına elinizi, kolunuzu koymayın, elleri masaya koyup eğilerek konuşmayın.
Odanıza gelen misafirlerinize (ziyaretçilerinize) ayağa kalkarak, hoş geldiniz deyin ve toka edin ve unutmayın misafirinize yapacağınız en güzel ikram güler yüzdür.
Makam odanızda siz daima ev sahibisiniz. Görevlileriniz çay v.b. ikram ederken önce misafirinize (misafirin en büyüğünden başlayarak) ve en son size sunmak durumundadır.
Yeni tayin olan akran ve üstlerinize tebrik için önce siz ziyarete gidin. Siz, yeni göreve başladığınız bir yerde, ilk önce üstünüzü ziyaret edin.
Resmi yemeklerde ev sahibi (yemeği veren) “buyurun” demedikçe, ev sahibi ve onur konuğu yemeğe başlamadıkça siz de başlamayın. Ev sahibi ve onur konuğu masadan kalkmadan siz de kalkmayın.
Resmi yemekte, ev sahibi olan birinci adam davetlileri kapıda karşılar; uğurlamada ise kapıda ev sahibi olan ikinci adam bulunur.
Resmi konuşma yaparken kesinlikle “ben” demeyin, daima “biz” veya “müdürlüğümüz” deyin. Başkalarına daima “siz” diye hitap edin. Her zaman ve herkese “lütfen” deyin ve teşekkür edin.
Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın. Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılaşmada olur. Küçüğü büyüğe, erkeği bayana, ünvanı, adı ve soyadıyla takdim edilir.
Protokolde daima küçük büyüğe, bayan erkeğe, ast üste selam verir. Bu nedenle üstlerinize selam verin, astlarınızın selamlarına da mukabele edin. Akranlarınıza da önce siz selam vermeye çalışın.
Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşmak biçimidir. Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır. Önce ev sahibi elini uzatır, sonra misafir. Bayanla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalı, ancak bayan uzatırsa ona mukabele edilmelidir. Tebrikatta tokalaşmaya daima en büyükten başlayın. Protokolde el öpme, yanaktan öpüşme yoktur. Bu sadece resmi olmayan, samimi ilişkilerde olabilir.
Makamca büyük olan hatır sormadan, makamca küçük olan hatır sormaz. Mesai arkadaşlarınızı özel ve önemli günlerde kutlamayı ihmal etmeyin, zaman zaman eş ve çocuklarının hatırını sorun, sağlıkları ile ilgilenin.
Tebrik kartları mutlaka elle yazılmalıdır. Matbu tebrik kartı kullanılacaksa hitap kısmı elle yazılmalıdır.
Bayan ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel (görev) olarak ayırım yapmayın. Ancak bayanlara davranış olarak daha saygılı olun. Bir bayan içeri girince erkekler ayağa kalkar, odadan önce bayan çıkar, protokolde önce bayan oturur.
Çeşitli tören, toplantı, yemek gibi davetlerde, düzenleyen siz ya da kurumunuz ise; programın icra edileceği yeri önceden bizzat görün, düzenlemeleri kontrol edin. Masa, koltuk, oturma düzeni (gerekiyorsa isim kartları koyun), bayrak, poster, döviz gibi süslemeler, grup ve varsa öğrencilerin duracağı yer v.b. hususları gözden geçirin.
Törenlerde, tören programı davetiyedekine uygun biçimde hazırlanarak protokole dahil zevatın oturduğu yerin önüne önceden bırakılmalıdır.
Basın mensuplarını ihmal etmeyin. Çalışmaları için uygun ortam sağlayın. Ancak yetkiniz sınırları içinde bilgi ve demeç verebileceğinizi unutmayın.
Her gün bakımlı ve temiz olmayı ihmal etmeyin. Günlük tıraşlı ve kravatlı olun; elbiseniz ütülü, ayakkabınız boyalı ve giysiniz renk olarak uyumlu olsun. Özellikle resmi toplantı, tören ve davetlerde elbiseniz koyu renk takım olsun. Gömleğiniz düz renk, ayakkabı ve çorabınız elbisenizle uyumlu olmalıdır.
Unutmayın; insanlar daima görünüşlerine göre karşılanır, şahsiyetlerine, konuşmalarına göre uğurlanır. Ancak uğurlanmak için karşılanmak gerekir.
Yukarıda resmi ve özel yaşantımızda huzur ve uyumun temini bakımından dikkat edilmesi gereken nezaket kurallarından sadece önemli görülenlere yer verilmiştir. Tüm personelimize başarılı ve huzurlu bir çalışma yaşamı dileriz.
Hitap Şekilleri Nelerdir?
Her toplumda değer yargıları ve kültür o toplumun diline de yansımaktadır. İfade gücünü temsil eden dil, bireyler arasında eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre değişiklikler gösterebilir. Dilin bir diğer kullanım özelliği de bulunulan ortamdır. Bireylerin birbirleriyle olan ilişkileri dil ve cümle yapısındaki kullanılan kelimelerin farklılaşmasına neden olabilir. Statü, yaş, samimiyet gibi özellikler muhatap alınan bireye göre hitap şekilleri arasında değişimler yaratır.
Hitap Nedir?
Hitap bir diyalog esnasında karşı taraftaki bireye belli amaçlar doğrultusunda sevgi ve saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcüklerdir. Genellikle bir diyaloga başlamak veya söze girmek için kullanılan bir araçtır. Bireyin içinde bulunduğu durum, yer ve zamanın yanı sıra kullanılan dile göre de farklılıklar gösterir.
Hitap bir bireyin ilgisini çekmek, sosyal ilişkiler kurmak, etkili iletişim sağlamak, saygı göstermek gibi nedenlerden dolayı tercih edilir. Bir hitap kelimesi sosyal bir yansıtıcıdır. Diyalog içerisine girilen birey ya da bireyler ile olan mesafenizi gösterir. Yani karşınızdaki insana olan değer yargılarınız, duygu ve düşüncelerinizin anahtarıdır. Bir bireye adı, soyadı ya da unvanı ile hitap etmek hem sizin hem de karşınızdakinin statüsüne göre değişiklik göstermelidir. Bu nedenle hitap kelimelerinin seçimi çok önemlidir.
Hitap Şekilleri Nasıl Olmalı?
Türkçede hitap şekilleri Braun’un () önerdiği sınıflamaya göre üçe ayrılmaktadır;
Adıl türünden olan hitap şekilleri: Türkçe dilbilgisinde sen ve siz olmak üzere iki çeşit ikinci şahıs zamiri bulunur. Konuşmacı ile dinleyici ilişkisine göre uygun olan zamir seçilmelidir. Bunu belirleyen faktörler muhatapların durumu ve yakınlık dereceleridir. Bunların yanı sıra kibarlık ve nezakete vurgu yapmak amacıyla da siz zamiri tercih edilir. Siz, formalite göstergesi ve uzak ilişkinin işaretidir.
Eylem türünden olan hitap şekilleri: Bu tür hitap şekilleri fiil çekimleri ile ilişkilidir. Türkçede kullanılan fiiller karşıdaki bireyin statüsüne göre ölçülü olarak kullanılmalıdır. Örneğin, bak, bakın veya bakınız.
İsim türünden olan hitap şekilleri: Bu tür hitap şekilleri kişi adları, akrabalık terimleri, unvanlar, sevgi sözcükleri, saygı bildiren hitaplar, yakınlık bildiren hitaplar ve olumsuzluk bildiren hitap şekillerini kapsar. Türkçede akrabalık ilişkilerinde genellikle özel adlar hitap kelimesi olarak kullanılmamaktadır. Anne, baba, abla, amca, teyze, dede gibi hitap şekilleri yaygın olarak tercih edilmektedir. İleri samimiyet derecesine sahip arkadaş ilişkilerinde ise isimler yerini kısaltmalara bırakabilir. Örneğin, Zeynep yerine Zeyno, Mustafa yerine Musti gibi hitap şekilleri sıklıkla karşımıza çıkmaktadır. Hitap şekilleri toplumda bazı bölgelere göre de değişiklik gösterebilmektedir. Eşlere adları ile seslenmenin doğru karşılanmadığı yerlerde hanım, bey, hatun, ağa gibi hitap şekilleri kullanılabilmektedir.
İş Hayatında Kullanılan Hitap Şekilleri
İş hayatınızda pek çok insanla karşı karşıya gelmek durumunda kalabilirsiniz. Bu kişiler her gün gördüğünüz insanların yanı sıra belirli aralıklarla buluştuğunuz veya ilk kez karşılaştığınız insanlar da olabilir. Tüm bu bireylerle iletişime girebilmeniz için farklı hitap şekillerine ihtiyacınız olacaktır;
Kişinin adını veya unvanını bilmediğinizde; Beyefendi, Hanımefendi
Kişinin adını bildiğinizde; Mehmet Bey, Melis Hanım
Kişinin adını bildiğiniz resmi durumlarda başına Sayın hitap kelimesini getirmelisiniz.
İş hayatında doğru iletişim için telefon görüşmeleri sırasında da bazı hitap şekillerine önem vermek gerekir. Alo kelimesi profesyonel dilde kullanılan bir hitap kelimesi değildir. Bu nedenle kullanılmaması gerekir. Efendim veya Buyurun gibi kelimelerle telefonu açmak ise pek nazik bir söylem olarak kabul görmemektedir. Bu nedenle iş yerinizde telefonu açtığınızda bulunduğunuz duruma göre Günaydın, İyi Günler veya İyi Akşamlar gibi hitap kelimeleri kullanmanız daha mesafeli ve profesyonelce olacaktır.
Resmi Yazışmalar İçin Hitap Şekilleri
Günümüzde gerek mektup gerekse e-posta şeklinde birçok yazışma yapılmaktadır. Üstleriniz, iş arkadaşlarınız, müşterileriniz, resmi kurumlar gibi birçok yer ile yazışarak haberleşme durumunda kalabilirsiniz. Bu nedenle yoğun iş temposu içerisinde yazışmalar yaptığınız insanları meşgul ettiğinizi düşünerek doğru ve etkili bir giriş yapmanız gerekir. Bunun için de doğru hitap kelimesini bulmanız önemlidir.
İlk olarak yollayacağınız yazışmanın resmiyet seviyesine karar verin. Örneğin, şirket için ticari bir işlem yapacaksanız resmi bir hitap önemlidir. Öte yandan meslektaşlarınıza öğle yemeği teklifi sunacaksanız daha farklı bir hitap kelimesi kullanabilirsiniz. Benzer şekilde, daha önce konuşmadığınız bir müşteriye hitap etmek düzenli olarak iş yaptığınız bir iş ortağıyla konuşmaya kıyasla daha resmi bir ton gerektirebilir.
Kullanılacak hitap kelimesine karar verirken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör de mesajın tonudur. Bu kısım yazışmanızın ilk kısmıdır, bu nedenle tüm mesajın tonunu ayarlar. Ek olarak, kullandığınız hitap kelimesi alıcı hakkında bildiklerinize ve bilmediklerinize bağlı olacaktır. Kişinin adını, cinsiyetini, mesleğini ve kimlik bilgilerini bilmeniz hitap kelimesini seçmede rol oynar.
Sayın, iş hayatında en yaygın kullanılan hitap kelimesidir. Eğer yazışmayı yaptığınız kişinin adını ve soyadını biliyorsanız yazışmaya bu şekilde başlamanız uygun olacaktır. Örneğin, Sayın Doruk Kara. Bunun yanı sıra yazışmayı yaptığınız kişi ile daha önceden de yazışmalarınız olduysa Bey ya da Hanım gibi hitap kelimeleri de kullanabilirsiniz. Örneğin, Sayın Doruk Bey veya Sayın Banu Hanım.
İş hayatınız içerisinde İngilizce yazışmalar yapmanız da gerekebilir. İngilizcede sadece soyadı kullanımı oldukça yaygındır. Fakat bu noktada dikkat etmeniz gereken yazışmayı yaptığınız insanın cinsiyetidir. Karşınızdaki insanın cinsiyetini bildiğiniz taktirde cinsiyete özgü bir hitap ile soyadını kullanabilirsiniz. Bey yerine Mr., Hanım yerine de Ms., Miss veya Mrs. kullanabilirsiniz. Örneğin, Mr. Black veya Ms. Hall. Ama burada bir diğer çok önemli nokta kadın bireylerin evli veya bekar olup olmama durumudur. Evli kadınlar için Mrs. kullanılırken, bekar kadınlar için Miss kullanılmaktadır. Eğer medeni durumu hakkında bir bilginiz yoksa Ms. kullanmanız en uygunu olacaktır.
Bazen bir yazışmada alıcının adını bilmiyor olabilirsiniz. Bu bilgileri ilgili şirketin internet sitesi aracılığı ile öğrenebilirsiniz. Alıcı adını bulamıyorsanız genel bir hitap kullanabilirsiniz. Örneğin, Sayın Yetkili veya İşe Alma Yöneticisine.
Bir kişinin mesleği veya eğitimi yazışmanın formalitesine bağlı olarak hitap şeklinizi de değiştirir. Genellikle tıp uzmanı, akademisyen, askeri personel gibi mesleklerde unvan kısaltması kullanılarak hitap etmek gerekir. Örneğin, Sayın Prof. Dr. Taylan Uslu veya Sayın Dr. Merve Doğan.
Hitap bir diyalog esnasında karşı taraftaki bireye belli amaçlar doğrultusunda sevgi ve saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcüklerdir. Genellikle bir diyaloga başlamak veya söze girmek için kullanılan bir araçtır. Bireyin içinde bulunduğu durum, yer ve zamanın yanı sıra kullanılan dile göre de farklılıklar gösterir.
Türkçede hitap şekilleri Braun’un () önerdiği sınıflamaya göre üçe ayrılmaktadır. Bulunulan konum, muhatap olunan kişi ve samimiyet derecesine göre farklılıklar gösterir. Bunlar; adıl türünden olan hitap şekilleri, eylem türünden olan hitap şekilleri ve isim türünden olan hitap şekilleridir.
İş hayatınızda pek çok insanla karşı karşıya gelmek durumunda kalabilirsiniz. Bu kişiler her gün gördüğünüz insanların yanı sıra belirli aralıklarla buluştuğunuz veya ilk kez karşılaştığınız insanlar da olabilir. Kişinin adını veya unvanını bilmediğinizde Beyefendi, Hanımefendi; kişinin adını bildiğinizde Mehmet Bey, Melis Hanım şeklinde veya kişinin adını bildiğiniz resmi durumlarda başına Sayın hitap kelimesini getirerek o kişiye hitap edebilirsiniz.
Hitap şekilleri iş hayatında seçilirken, çalışanların pozisyon ve aralarındaki ilişki göz önüne alınmalıdır. Eşit statüdeki insanlar arasında, çoğu zaman arkadaşça ve saygılı bir dil kullanılmalıdır. Yöneticiler ise, çalışanlarına daha kurallı ve saygılı bir şekilde hitap etmelidirler. Yönetici-çalışan arasındaki ilişkide, saygı ve kurallar önemlidir. İş ortamında herkesin karşılıklı saygı göstermesi önemlidir.
Hitap şekilleri iş hayatında çok önemlidir. Bir kişinin hitap şekli, başkaları tarafından ne kadar saygı görebileceğini ve onu ne kadar ciddiye alınacağını belirler. Hitap şekilleri, kişisel mesajların alıcılar tarafından nasıl algılanacağını ve anlaşılacağını da etkiler. İş hayatında başarılı olmak için, dürüst, saygılı ve özgüvenli bir hitap şekli kullanmak önemlidir.
İş hayatında hitap şekilleri, görevler, pozisyonlar veya statüler dikkate alınarak uygulanmalıdır. Potansiyel çalışanlar, müşteriler, ortaklar ve üst düzey yöneticilerle iletişim kurarken, çok sayıda etiket ve kuralların uygulanması gerekir. Hitap şekilleri, her ortamda ortaya çıkabilecek durumlara göre değişiklik gösterebilir. Örneğin, kurumsal bir ortamda, müşterilere veya üst yöneticilere saygı ve hürmet göstermek için daha resmi bir dil kullanılırken, arkadaşlar arasında daha kolay bir dil kullanılabilir. Ayrıca, kültürel ve sosyal durumlara da dikkat etmek önemlidir. Eğer iletişim kurulan kişi, bir ülkenin kültürel kurallarına tabi ise, bu kurallara uygun olarak hitap şekli belirlenmelidir.
Kadınlara Hitap Şekilleri
Kültürel ve Sosyal Bağlam
Kadınlara hitap etme şekilleri kültürel ve sosyal bağlamda büyük bir çeşitlilik gösterir. Türkçede yaygın olarak kullanılan hitap şekilleri 'hanım', 'bayan' ve 'kadın' gibi terimlerdir. Ayrıca, aile içinde 'anne', 'kız', 'abla' ve 'teyze' gibi akrabalık ilişkilerine göre değişen hitaplar mevcuttur.
Resmi ve İş Ortamı
İş ve resmi ortamlarda kadınlara genellikle 'hanım' ve 'bayan' kelimeleri ile hitap edilir. Bu terimler, kadınların sosyal statülerine ve yaşlarına göre kullanılır. Özellikle, eğitimli ve iş hayatında yer alan kadınlar için, 'bayan' terimi daha uygun kabul edilirken, 'hanım' terimi genellikle yaşça büyük olan kadınlara yöneliktir.
Ad ve Soyad İle
Ad ve soyad ile hitap etme yöntemi, bireylerin cinsiyetlerinden bağımsız olarak kullanılabilen, resmi ve saygılı bir yöntemdir. Bu nedenle, kadınlara hitap etmek için ad ve soyad kullanımı da oldukça yaygın ve kabul görmüş bir şekildir. Genellikle iş hayatında, akademik ve resmi ortamlarda tercih edilir.
Kibarlık ve Saygı İçeren Hitaplar
Özellikle yaşça büyük olan kadınlara ya da saygınlığı bulunan kişilere yönelik olarak, kibarlık ve saygı içeren hitaplar da yaygın olarak kullanılır. Bu tür hitaplarda 'hanımefendi', 'sayın' gibi sözcükler tercih edilir ve kişinin adı ile birlikte kullanılabilir.
Sonuç olarak, kadınlara hitap etmekte kullanılacak terim ve yöntemler, kültürel ve sosyal bağlam, bulunulan ortam, yaş, statü ve saygınlık düzeyine göre değişkenlik gösterir. Bu bağlamda Türkçede hanım, bayan, kadın, sayın ve ad-soyad kullanımı gibi hitap şekilleri tercih edilirken, en önemli husus saygı ve hoşgörü çerçevesinde yaklaşmaktır.
İletişim Biçimi ve Hitap
Bir erkek ya da arkadaşa hitap etme biçimi, ilişkinin niteliğine ve iletişimin sağlıklı bir şekilde sürdürülmesine önemli ölçüde etki eder. İlişkilerde karşılıklı saygı, sevgi ve hoşgörü önemli faktörlerdir ve bu nedenle hitap biçimine dikkat edilmesi gerekir.
Farklı Hitap Tarzları
İlişkideki seviyenin derinliğine göre hitap şekilleri değişebilir. Samimi arkadaşlıklarda adlarıyla, kısaltmalarla veya özel lakaplarla hitap etmek sıklıkla tercih edilirken, daha mesafeli ilişkilerde daha resmi hitaplara başvurulur.
İyi Bir İletişimin Sırrı
İlişkideki anlayış ve hoşgörüyü sürdürebilmek için, hitap etme şekliyle doğru bir dil seçmek önemlidir. Taraflardan birinin ya da her ikisinin bu konuya hassasiyet göstermesi, sağlıklı bir iletişim ortamının oluşmasına katkı sağlar.
Hitap ve İlişki İçerikleri
Bir birine hitap ediş tarzı, ilişkideki insanların duygularını yansıtmaktadır. Sevgi dolu bir hitap, insanların birbirlerine olan sevgisini ve değer verdiğini gösterirken, aşırı samimi veya fazla resmi hitaplar, bu algıları olumsuz yönde etkileyebilir.
Duyguların Önemi
Sonuç olarak, bir erkek ya da arkadaşa hitap etme şekli ve durumu, ilişkilerde insanların birbirine duyduğu saygı, sevgi ve güvenin önemli göstergelerindendir. İlişkilerin ve iletişimin sağlıklı yürütülebilmesi için duygunun doğru şekilde hissedilmesi ve hitap etme şeklinin bu duygularla uyumlu olması büyük önem taşır.
İşyerinde Hitap Şekillerinin Belirlenmesi
İşyerinde kullanılması gereken hitap şekillerinin belirlenmesi, çalışma ortamının ve şirket kültürünün profesyonelliğini yansıtabilmek adına önemlidir. Belirleyici unsurlar şirketin büyüklüğü, sektörü ve politikalarıdır. İlk adım olarak, çalışanlar arasında katılımcı bir yaklaşımla uygun hitap şekilleri konuşulmalı ve karşılıklı anlayış sağlanarak bir ortak dil geliştirilmelidir. Bu süreç, şirketlerin çeşitli pozisyonlarındaki çalışanlarının farkındalığını artırarak, işyerinde uyumlu ve saygılı bir iletişim ortamını destekler.
Hitapların Profesyonelliği Koruma Rolü
İşyerinde doğru hitapların kullanılması, profesyonelliğin korunmasında önemli bir rol oynar. Çünkü anlayışlı, saygı ve nezaket ilkelerine dayalı hitaplar, tüm çalışanların etkin ve verimli bir şekilde birlikte çalışmalarına zemin hazırlar. Özellikle, üst düzey yöneticilerin astlarına karşı kullandığı hitap şekilleri, çalışanların kendi rollerini daha iyi anlamalarını ve birbirlerine gösterdikleri saygıyı artırmalarına yardımcı olmalıdır.
Çeşitlilik ve İşyerinde Hitap
İşyerindeki hitap şekillerinin belirlenmesi, kültürel ya da kişisel hassasiyetlere de önem verilerek gerçekleştirilmelidir. Bu sayede, şirketlerin işyeri çeşitliliğini, farklı yaş, cinsiyet, etnik köken ve sosyal geçmişlere sahip çalışanları arasında saygı ve hoşgörü temelinde oluşturması sağlanır. Farklılıklara saygı gösteren hitaplar, işyerinde daha motive ve bağlı çalışanların oluşmasında katkı sağlar.
Sonuç
İşyerinde kullanılması gereken hitap şekillerini doğru belirlemek, profesyonel yaşamın vazgeçilmez unsurlarındandır. Bu şekiller şirketin yapısal özellikleri ve işyeri çeşitliliğine göre biçimlenmeli, tüm çalışanların nezaket anlayışının ve saygılı iletişimin temelini oluşturarak profesyonelliğin korunmasında önemli bir rol oynamalıdır.
İlişkilerde Hitap Şekillerini Etkileyen Faktörler
İnsanlar arasındaki ilişkilerde hitap şekillerinin farklılaşmasına neden olan faktörler, o toplumun değer yargıları ve kültürü ile yakından ilişkilidir. Dil, ifade gücünü temsil eden önemli bir araç olup, bireyler arasında eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre değişiklikler gösterebilir.
Bu farklılıkların başlıca sebepleri arasında, statü, yaş ve samimiyet gibi özellikler yer alır. Hitap, bir diyalog esnasında karşı taraftaki bireye belli amaçlar doğrultusunda sevgi ve saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcüklerdir ve genellikle bir diyalog başlatmak veya söze girmek için tercih edilir. Hitap kelimeleri sosyal bir yansıtıcı görevi görerek, muhatap alınan birey ya da bireyler ile olan mesafenizi gösterir ve bu nedenle hitap şekillerinin seçimi büyük önem taşır.
Türkçede, Braun'un () önerdiği sınıflamaya göre hitap şekilleri üçe ayrılır ve bu sınıflar iş hayatında önemli bir role sahiptir. İş hayatında gerek mektup gerekse e-posta gibi yazışma araçlarında farklı hitap şekillerine ihtiyaç duyulur ve doğru hitap kelimesinin bulunması önemlidir.
Telefon görüşmeleri sırasında da hitap şekillerine önem verilmelidir. 'Alo' kelimesi profesyonel dilde kullanılan bir hitap kelimesi olmadığı gibi, 'Efendim' veya 'Buyurun' gibi kelimelerle telefonu açmak ise pek nazik bir söylem olarak kabul görmemektedir. Bu nedenle iş yerinde telefon ile iletişim kurarken, bulunduğunuz duruma göre 'Günaydın', 'İyi Günler' veya 'İyi Akşamlar' gibi hitap kelimeleri kullanmayı tercih etmek daha mesafeli ve profesyonelce olacaktır.
Sonuç olarak, insanlar arasındaki ilişkilerde hitap şekillerinin farklılaşmasını etkileyen faktörler, o toplumun değer yargıları, kültürü, eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya ve bireylerin hayata karşı bakış açısına göre belirlenmektedir. Bu faktörlerin göz önünde bulundurulması, iletişimde doğru ve etkili bir hitap şekli kullanılması açısından büyük önem taşımaktadır.
Hitap Şekilleri Seçiminde Statü, Yaş ve Samimiyetin Etkileri
Toplumların değer yargıları ve kültürü, dil kullanımında da önemli bir rol oynar. Statü, yaş ve samimiyet gibi özellikler, bireyler arasındaki ilişkilerde hitap şekillerinin değişiklik göstermesine etki eder. Bu nedenle, hitap sözcüklerinin seçimi büyük önem taşır ve bireyler arasındaki iletişime katkı sağlar.
Hitap Şekillerinin Dil ve Kültürle İlişkisi
Dil, ifade gücünü temsil eder ve eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre farklılık gösterir. Hitap şekilleri ise, karşıdaki bireye belli amaçlar doğrultusunda sevgi ve saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcüklerdir. Hitap, sosyal ilişkiler kurma, saygı gösterme ve değer yargılarını yansıtma gibi nedenlerle kullanılır. Aynı zamanda, hitap şekilleri bireyler arası mesafenin de göstergesidir.
Türkçede Hitap Şekillerinin Sınıflandırılması
Türkçede hitap şekilleri Braun'un () önerdiği sınıflamaya göre üçe ayrılmaktadır: iş hayatı, telefon görüşmeleri ve yazışmalar. İş hayatında doğru ve etkili iletişim için farklı hitap şekilleri kullanılmalıdır. Telefon görüşmelerinde ise, alo demek yerine günaydın, iyi günler veya iyi akşamlar gibi hitap kelimeleri kullanılmalıdır. Yazışmalarda ise doğru hitap kelimesinin seçilmesi, yazışmanın resmiyet derecesine göre önem kazanır.
Hitap Şekilleri Seçimi ve İletişimin Önemi
İyi bir iletişim, statü, yaş ve samimiyet gibi özelliklerin dikkate alınarak seçilecek uygun hitap şekilleri ile daha sağlıklı gerçekleşir. Bireyler arasındaki ilişkilerin sürekliliği ve gücü, hitap şekillerine gösterilen özenle doğru orantılıdır. Dolayısıyla, doğru hitap şekillerini kullanarak sağlam temellere dayanan, güçlü ve etkili iletişimler kurmak mümkün hale gelir.
Anonim Yazışmalarda Doğru Hitap Şekilleri Belirleme
Her toplumda değer yargıları ve kültür, o toplumun diline yansır. Buna bağlı olarak, anonim yazışmalarda doğru hitap şekillerini belirlemek için aşağıdaki faktörlere dikkat etmek önemlidir.
Öncelikle, yazışmanın resmiyet düzeyini belirleyin. Resmi ve özel durumlar için uygun hitap tercih etmek, yazışmanın etkinliğini ve geri dönüş alma şansını artırır. İçinde bulunulan ortam ve muhatap olan kişinin özellikleri göz önünde bulundurulmalıdır.
Ayrıca, yazışmanın amacını göz önünde bulundurun. İletişimin amacını ve muhtemel sonuçlarını düşünerek, uygun vurgu ve kelimeler seçilmelidir. Hitap, samimiyet ve saygı hislerini yansıtmak için dikkatli bir şekilde seçilmelidir.
Türkçede hitap şekilleri üçe ayrılır: statüye göre, yaşa göre ve samimiyet derecesine göre. Bu faktörleri göz önünde bulundurarak muhatabın konumuna ve ilişkinize uygun bir hitap seçin.
İş hayatında da doğru iletişim için telefon görüşmeleri ve yazılı iletişimde bazı hitap şekillerine önem vermek gerekmektedir. Örneğin 'Alo' kelimesi profesyonel bir hitap olarak kabul edilmezken, 'Günaydın', 'İyi Günler' ve 'İyi Akşamlar' gibi hitaplar daha mesafeli ve profesyonel kabul edilir.
Sonuç olarak, anonim yazışmalarda doğru hitap şekillerini belirlemek için resmiyet düzeyi, muhatabın özellikleri, iletişimin amacı ve Türk dilindeki hitap şekillerine dikkat etmek önemlidir. Bu sayede etkili ve uyumlu bir yazışma gerçekleştirilmiş olacaktır.
Bir kıza en güzel nasıl hitap edilir ve bu hitaplar ilişkide ne gibi etkiler yaratır?
**Kültürel Özellikler ve Hitap Biçimleri**
Her toplumda değer yargıları ve kültür o toplumun diline yansır. Hitap şekilleri, bireyler arasındaki eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre değişiklikler gösterebilir. Buna göre, bir kıza en güzel hitap etme şekli, bulunulan ortama ve sosyal ilişkilerdeki statü, yaş ve samimiyet gibi özelliklere bağlı olarak çeşitlenir.
**Hitapların İlişkideki Etkileri**
Karşı taraftaki bireye sevgi ve saygı durumlarını betimlemek için kullanılan hitaplar, ilişkide önemli etkiler yaratır. Doğru ve etkili bir hitap, bireyin ilgisini çekmekte, sosyal ilişkiler kurmakta ve saygı göstermekte önemli bir rol oynar. Hitaplar, içine girilen birey ya da bireylerle olan mesafenizi gösterir ve karşınızdaki insana olan değer yargılarınızın, duygu ve düşüncelerinizin anahtarıdır. Bu nedenle hitap kelimelerinin seçimi büyük önem taşır.
**Türkçede Hitap Çeşitliliği**
Türkçede hitap şekilleri, Braun'un () önerdiği sınıflamaya göre üçe ayrılır. İş hayatında doğru iletişim için farklı hitap şekillerine ihtiyaç duyulur ve telefon görüşmeleri sırasında da bazı hitap şekillerine önem verilir. Örneğin, 'Alo' kelimesi profesyonel dilde kullanılan bir hitap kelimesi değildir ve 'Efendim' veya 'Buyurun' gibi kelimelerle telefonu açmak nazik bir söylem olarak kabul edilmez. Bu nedenle 'Günaydın', 'İyi Günler' veya 'İyi Akşamlar' gibi hitap kelimeleri kullanmak daha uygun olacaktır.
**Yazışmalarda Hitap Önemi**
Günümüzde gerek mektup gerekse e-posta şeklinde birçok yazışma yapılmaktadır. Yoğun iş temposu içerisinde yazışmalar yaptığınız insanları meşgul ettiğinizi düşünerek doğru ve etkili bir giriş yapmanız gerekir; bunun için de doğru hitap kelimesinin bulunması önemlidir. Yazışmanın resmiyet seviyesine göre hitap şekilleri değişimin gösterir ve örneğin ticari bir işlem yapacaksanız resmi bir hitap önemlidir; öte yandan meslektaşlarınıza öğle yemeği teklifi sunacaksanız daha samimi bir hitap kullanabilirsiniz.
**Sonuç**
Bir kıza en güzel hitap etme şekli ve bu hitapların ilişkide yaratacağı etkiler, toplumun değer yargıları, kültürel özellikleri ve dil kullanım özelliklerine bağlıdır. Bireyler arasındaki ilişkide doğru ve uygun hitaplar kullanmak, ilgi çekici, saygılı ve etkili bir iletişim kurma açısından büyük önem taşımaktadır. Türkçede hitap çeşitliliği ve yazışmalarda hitap önemi gibi faktörleri dikkate alarak, karşınızdaki kıza en uygun hitap etme biçimini belirlemelisiniz.
Sevdiğin Kişiye Nasıl Hitap Edersin: Dil, Kültür ve İlişkinin Seyri
Her toplumda değer yargıları ve kültür, o toplumun diline de yansımaktadır. İfade gücünü temsil eden dil, bireyler arasında eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre değişiklikler gösterebilir. Bu bağlamda, sevdiğimiz kişiye nasıl hitap ettiğimiz ve bu hitap şekillerinin ilişkinin seyrine göre nasıl değiştiği, dilin kullanımı ve kültürel yapı ile yakından ilgilidir.
Sevgi, Saygı ve Kültürel Dinamikler
Hitap, bir diyalog esnasında karşı taraftaki bireye belli amaçlar doğrultusunda sevgi ve saygı gibi durumları betimlemek için kullanılan vurgulu sözcüklerdir. İlişkinin başlangıcında sevgi ve saygı muhteviyatı ön planda olduğundan, daha samimi ve içten hitaplar tercih edilebilir. Özellikle Türk kültüründe, sevdiğimiz kişiye hitap ederken daha sıcak ve içten kelimeler kullanılırken, zamanla bu hitaplar da değişebilir.
Değişen İlişki Seyri ve İletişim Biçimi
İlişkide yaşanan bazı anlamlı dönüm noktaları -evlilik, çocuk sahibi olma gibi- hitap şekillerini de değiştirebilir. Bu süreç, aynı zamanda dilin ve ilişkideki iletişim biçiminin de değişimini içerir. İlişkide yaşanan önemli anlar, çiftlerin birbirleriyle olan bağlarını daha da güçlendirir ve bu durumda samimiyetin artmasıyla hitap şekillerinde de değişiklikler gözlenebilir.
Sosyo-Kültürel Farklılıklar ve İlişkinin Seyri
Farklı sosyo-kültürel yapıya sahip bireyler arasında ilişki söz konusu olduğunda, hitap şekillerinin değişimi daha zor olabilir. Bu durumda, iki bireyin dil ve kültürlerine göre hitap şekillerinin belirlenmesi, hem saygı gösterme hem de rahat iletişim için önemlidir. İlişkinin seyrine göre hitap şekilleri de zamanla değişecek ve iki tarafın da birbirine daha yakın olduğu bir dil kullanımı sağlanacaktır.
Sonuç olarak, sevdiğimiz kişiye nasıl hitap ettiğimiz ve bu hitap şekillerinin ilişkinin seyrine göre nasıl değiştiği, dilin kullanımında ve sosyo-kültürel yapıda önemli bir yere sahiptir. İlişkinin seyrine bağlı olarak hitap şekillerinde yaşanan değişiklikler, çiftlerin birbirlerine karşı olan değer yargılarını, duygu ve düşüncelerini yansıtırken aynı zamanda sağlıklı iletişimin temelini atmaktadır.
Hitaplar ve Sosyal İlişkilerin Geliştirilmesi
Her toplumda değer yargıları ve kültür önemlidir ve bunların dikkate alınması sosyal ilişkilerin geliştirilmesine ve sürdürülmesine katkı sağlar. Yakın arkadaşa nasıl hitap edilir ve bu hitapların sosyal ilişkilerin geliştirilmesine ve sürdürülmesine katkısı merak konusudur.
Önemli Faktörler ve Değişimler
Dilin kullanımı eğitim seviyesi, yaşanılan coğrafya, kültürel birikim ve hayata karşı bakış açısına göre değişiklikler gösterirken hitap şekilleri de statü, yaş ve samimiyet gibi özellikler muhatap alınan bireye göre dönüşür. İyi bir hitap seçimi, saygı, sevgi ve değer yargılarını ifade etmeye yardımcı olur.
Hitap Seçimi ve Sosyal Mesafe
Yakın arkadaşlara hitap ederken kullanılan bir kelime, sosyal bir yansıtıcıdır ve ilişki içinde olan bireyler ile aradaki mesafeye dair bilgi verir. Bu nedenle, hitap kelimelerinin seçimi önemlidir ve Türkçede Braun'un önerdiği sınıflamaya göre üçe ayrılır.
İş Hayatında Hitaplar ve İletişim
İş yaşamı, farklı insanlarla sürekli ve değişken iletişime giren bir ortamdır. Telefon görüşmeleri ve yazışmalar gibi alanlarda uygun hitap şekilleri kullanarak doğru ve etkili iletişim kurmak önem taşımaktadır.
Dil ve Kültür Faktörü
Toplumsal değer yargıları ve kültür dilin kullanımında ve özellikle hitap şekillerinde önemli bir yere sahiptir. Farklı dillerde ve kültürlerde hitap şekilleri değişiklik gösterirken, Türkçede yakın arkadaşlara nasıl hitap edileceği konusunda özgün örnekler bulunmaktadır.
Sonuç olarak, yakın arkadaşa nasıl hitap edileceği ve bu hitaplardan sosyal ilişkilerin geliştirilmesine ve sürdürülmesine yapılan katkılar önemlidir. Dil, statü ve kültürel faktörlerin dikkate alınması sayesinde daha sağlıklı ve kalıcı sosyal ilişkiler kurulabilir.
hitap hitap şekilleri hitap kelimesi hitap kelimeleri diyalog
İrem Elitez
İş yaşamında E-posta ile iletişimde dikkat edilmesi gerekenler
Giriş
E-posta ile iletişim; ekonomiklik, arşivlenebilirlik, birçok kişiye aynı anda iletilebilirlik ve etkinlik açılarından tercih sebebi olmaktadır.
E-posta ile yazışmalarda dil, konu, kişi, zamanlama, yapılması gerekenler, içerik ve şekil gibi bazı önemli noktaların işlendiği bu yazıda, hem yurtdışı yazışmaların, hem kurumiçi yazışmaların incelikleri ele alınmaktadır.
Dil
Yazışmada kullanılan dil sizin anadiliniz olup olmadığı, karşıdakinin anadili olup olmadığı açılarından önemlidir. Anadiliniz haricinde yazarken, mutlaka en az bir kere daha kontrol etmekte, kelimelerin akla ilk gelen anlamlarının kullanılmasına dikkat etmekte fayda vardır. Karşıdaki(lerin)nin anadili olmaması, veya o kişinin kültürel ortamında kullanılan bağlamların dışında kullanılması durumunda; bulunduğu ülkeye, yabancı dili öğrendiği yer, konuşma, yazma ve anlama seviyesine göre daha dikkatli olmak gerekir.
Alıcı ve alıcıların iletide kullanılan kelimelerden, terimlerden veya kısaltmalardan anlayamacaklarını veya bilmediklerini varsaydıklarınız için küçük açıklamalarda bulunmak veya parantez içinde açık hallerini veya açıklamalarını yazmak gerekir.
Konu
İletişim konusuna göre e-postanın işlevini belirlemek gerekir. Tek başına yeterli olmayacağı durumlar iyice belirlenmeli ve öncesinde veya sonrasında telefonda görüşme, yüz yüze görüşme ile e-postanın bu beklenen işlevi yerine getirmesinden emin olmakta fayda vardır. Tek başına e-postanın yeterli olacağı, olduğu düşünülen durumlarda bile, e-postanın ilgiliye ulaşmasında bir sorun olabileceği şüphesini taşımak, iletilmiş olmasından, doğru anlaşılmış olmasından emin olmakta fayda var.
İletişimde her durumda e-posta kullanılabileceği gibi bazı durumlarda, bazı konularda kullanılamayacağı da görülmektedir. Bu durumları iyi belirlemekte ve ona göre iletiyi oluşturmakta fayda vardır.
Mektubun veya yüz yüze görüşmenin yerini tutamayacağı durumlarda, konularda sadece e-posta iletisine güvenmemek gerekir.
E-postanın arşivden kolaylıkla aranıp bulunabilirliği açısından uygun konu (subject) yazmak gerekir.
Kişi
Kişilerle olan ikili ilişkiler, e-posta içeriğini doğrudan etkilemektedir. Duygular, sezgiler, içgörüler, beklentiler gibi algılama farklılığı yaratabilen psikolojik durumlar, kişilere özgü ayrık nitelikli öğelerdir ve çoğunlukla yazı ile ifade edilmesi güçtür. Bu yüzden iletinin alıcısı kişi veya kişilerin kim olduklarına göre e-posta metni işlevsel olabilmesi açısından gözden geçirilmelidir.
Her iletişimde mesajı ileten ile alıcı söz konusu olduğu için, sadece bir taraf için kolaylık sağlayan iletişim yöntemi kullanılması kesinlikle ortak fayda sağlamayacağı unutulmamalıdır. Her ne kadar e-posta çağı hız çağı olsa bile iletişimde kolaylık sağlayabilmesi açısından alıcının da en az aynı tarzda ve seviyede e-posta okuyor, bu sistemi kullanıyor olması gerekir. E-posta kullanımı konusunda bilgi sahibi olduğunuz kişilere göre e-posta iletisinin işlevini belirlemekte ve ona göre hareket etmekte fayda var.
Kurum içinde patron veya müdür veya başka birim müdürüne göndermeyi düşündüğünüz iletilerin mutlaka e-posta ile olması gerekliliğini göndermeden önce gözden geçirmeniz tavsiye olunur.
Zamanlama
“Kullanılmayan bilgi ekşir” sözüne dayanılarak, zamanında gönderilmeyen e-postanın değerinin azalacağı unutulmamalıdır. Bununla birlikte, posta kutusunda okunmayan tüm iletileri gözden geçirmeden bir iletiye cevap yazmamak gerekir. En fazla 5 dakika sonra cevap vermeye başlamış olmak geç kalmış demek değildir, tersine sonrasında gelmiş bir başka ilgili iletinin göz ardı edilmesi, boşa zaman ve emek harcamak olacağı için, hızlıca tüm okunmamış postaları gözden geçirmek gerekir.
Yapılması Gerekenler
E-posta içinde iletinin işlevine uygun olarak, yapılması gerekenin ne olduğu, ne istendiği, hangi bilginin verildiği mümkün olduğunca açık ve net olarak ifade edilmelidir.
Birden fazla alıcıya gönderilmiş e-postaların içeriğinde yine farklı alıcılardan özellikle farklı istekler ve farklı yapılması gereken işler ve hareketler sözkonusu ise bunların net olarak belirtilmesi gerekir.
Alınan bir e-posta yanıtlanırken, “sadece gönderene” mi yoksa “bilgi (CC) bölümündeki bütün kişilere” mi gönderileceğine karar verebilmek için, “hangi” yanıtlama tuşuna basılacağını iyi bilmek gerekir. Yanıtlamadan önce “YANITLA” veya “REPLY”; “TÜMÜNÜ YANITLA” veya “REPLY TO ALL” seçeneklerine bakmayı alışkanlık haline getirmekte yarar var.
İçerik
E-posta metni veya içeriği mümkün olduğunca öz olmalıdır. Uzun cümle kullanmaktan - mecbur kalınmadıkça - kaçınılmalıdır.
Genelde sorunları, hataları “ben”, diğer işleri “biz” öznesiyle ifade etmek; ancak nedeni belli olmayan, belirsiz durumlarda edilgen cümleler kurmakta fayda vardır.
Şekil
* Konu başlığı : Konu bölümüne yazılacak özet cümlenin, başlığın veya kelimenin, bütün metni temsil etme özelliği taşıması son derece önemlidir.
* İmza : Kullanılan e-posta yazılım programının imkanlarına göre veya ayrı “text” dosyalar içinde, yazışmalarda kullanılan dillerde tüm iletişim bilgilerinin olduğu imza satırları hazırlanmalıdır. Özellikle ilk defa yazışma yapılan kişi ve kurumlara tüm iletişim bilgilerinin eksiksiz olarak gönderilmesine dikkat edilmelidir.
İç yazışmalarda ve arka arkaya yazılmış e-posta iletilerinin her birine eklenmesine gerek yoktur.
İmza satırlarında “Saygılarımla”, “İyi çalışmalar” gibi bitiş kelimeleri olmamalıdır.
* Ek: E-posta ile ilişik ek dosya ve dosyalar var ise iletinin metin kısmında da bu ekli dosyaları açıklayıcı ve birden fazla dosya varsa bilgilerinin kısaca belirtilmesinde fayda vardır.
* Yazı Biçimi, Büyük-Küçük Harfler : E-posta metni içinde özellikle yurtdışına gönderilenlerde Türkçe karakterlerin (ç, ğ, ı, ö, ş, ü, Ç, Ğ, İ, Ö, Ş, Ü) gözükmeyeceğinden, kullanılmaması gerekmektedir. Yurtiçinde de kullanılan programa göre Türkçe karakterlerin tam olarak görünmemesi ile karşılaşıldığında bu e-posta adreslerine gönderirken dikkat etmekte fayda var.
E-posta içinde tümünde BÜYÜK harflerin kullanılmaması gerekir. Zira BÜYÜK harfler duruma göre “bağırmak”, “kızgınlık” anlamına gelmektedir. Her alıcının bu şekilde algılamama ihtimali olsa da buna dikkat etmek, metin içerisinde önemli olduğunu vurgulamak istenen kelimeler ve cümlelerin haricinde tümünde BÜYÜK harf kullanmamaya özen gösterilmelidir.
Farklı yazı biçimleri, farklı renkler, koyu, italik yazılar duruma göre görülemeyebileceği düşünülerek iletinin etkinliğinin tüm dayanağının bu görsel yazı biçimi ve boyutu olmamasına dikkat etmek gerekir.
* Hitap, Selamlama : Ciddi ve resmi bir hitap şekli her zaman gereklidir. İş yazışmalarında -iç yazışmalar dahil- “Bey”, “Hanım” kelimeleri ile hitap etmek, cinsiyetini bilemediğiniz isimlerde ise “Sayın İsim Soyisim” şeklinde hitap kullanmak gerekir. İngilizce olarak da “Dear Name Surname” belirsiz durumları kurtaracak bir hitap olduğundan tercih edilmelidir.
Birden fazla kişiye gönderilen iletilerde dahi uygun hitap cümlesi veya bir başlık kullanılmasında fayda vardır.
* Bitiş : Önceden hazırlanmış imza dosyalarında bu bitiş kelimelerinin veya cümleleri olmamalıdır. Her iletide otomatik olarak aynı bitişi ve imzayı kullanmak yerine, iletinin içeriğine, yazıldığı kişisine veya beklenen işlevine uygun şekilde kısa ve öz bir bitiş cümlesi yazmakta fayda vardır. Çok resmi olmayan bir iletinin sonunda otomatik “Saygılarımla” demek veya resmi bir iletinin sonunda sadece “İyi çalışmalar” demek, çoğul ifadeler ile yazılmış bir iletinin sonunda tekil “Saygılarımla” demek uygun düşmeyecektir.
Özetle dil, konu, kişi, zamanlama, yapılması gerekenler, içerik, şekil olarak iletinin sonuçlandırıldığı son kelimelerin bunlara uyumlu ve işlevsel olması iletinin bütün olarak etkinliğini sağlayacaktır.
Sonuç
Bilgi teknolojisindeki gelişmeler, İnternet ve e-posta sayesinde hızlı ve kolay iletişim imkanları oluşmuştur. Bu hız ve kolaylığı daha işlevsel hale getirmek ancak bazı önemli noktalara dikkat etmekle mümkündür.
Üzerinde durduğumuz bu önemli noktalar izlenirse, iş yaşamında e-posta yoluyla yapılan iletişimde etkili, faydalı ve işleri kolaylaştırıcı sonuçlar elde edilebileceği gibi, daha sağlıklı iş ilişkilerinin geliştirilmesi de sağlanmış olur.