Dys Iş Akışı Başlatma

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar. DYS kullanılarak gelen giden evrak yönetimi yapılabilir.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi farklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
Gartner’ın ’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi’nin Tarihçesi

İlk Önce Arşiv Yönetim Sistemleri (AYS) vardı. İlk arşiv yönetim sistemlerini Roma, Babil, Eski Mısır arşivlerinde AYS nin ilk örneklerini ve tasnif sistemlerine şahit oluyoruz.  
Bunlar tamamen kataloglama sistemin temellerini oluşturmaktaydı. Günümüzde ise kişisel bilgisayarların hayatımıza girmesi ile büyük ölçekli firmalar ve devlet kurumları kağıt ortamdaki belgelerin  daya iyi yönetebilmek için bilgisayarlı tasnif ve indeksleme uygulamalarının ilk örneklerini li yıllarda geliştirmeye başladılar.

Bilgisayar sistemlerinin gelişmesi ile birlikte yazının ve dokümanların bilgisayar ortamında saklanabilmesi ve zamanla elektronik belgelerin de (Word, Excel, PDF vs.) bu sistemlere dâhil edilmesi ile  AYS sürecinden DYS sürecine geçtik. Bu sistemlere tarayıcı teknolojisinin de gelişmesi ile dijitalleştirmeyi de ekledik.

Dokümanların elektronik imza (e-imza) ile imzalanması ile dokümanlara belge statüsü kazandırmıştır. Artık dokümanlar ıslak imzalı belgeler gibi arşivsel değer kazanmıştır. Elektronik belgelerin yönetimi için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) referans modelini yıllarında Prof. Dr Hamza KANDUR ve ekibine hazırlatmıştır. Daha sonra Bu model TS ile TSE standardı haline gelmiştir. Bu Standart ile DYS ler EBYS haline gelmişlerdir.

Doküman Yönetim Sisteminin Önemi Nedir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok pahalı hem de aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak kurumlar için maddi, manevi ve prestij kayıplarına sebebiyet vermektedir. Günümüz rekabetçi ortamında bilgiye kolay erişim hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.

Storage, server, güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Standart Özellikleri

Tam Metin Arama (Full Text Search):DYS üzerinde çok güçlü bir Tam Metin arama (Full Text Search) motoru olmalıdır, tüm evraklar içerisinde başlık ve içeriklerinde arama yapılabilmelidir. DYS üzerinde basit ve detaylı arama yapılabilmeli ve bu aramalar daha sonra kullanmak için saklanabilmelidir.

İş Akışları:Dokümanların yaşam döngüsünü belirleyen, kurum içi evrak akışlarını hızlandıran akışları ön koşullarla oluşturulmuş diyagramlardır.

Doküman Arşivi:Dokümanların görülmesi, saklanması ve geriye dönük kullanım tarihçesi SOX, HIPPA standartları ile uyum içinde olmalıdır.

Sürüm Kontrolü (Version Control) :DYS içerisindeki Versiyon kontrol şunları sağlamalıdır: Sistemden yetki dâhilinde dokümanların giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. Bu kontroller sırasında dokümanlar üzerindeki değişiklikleri, güncellemeleri ve hatta silinmeleri tespit etmelidir. Yapılan değişikliklerde tüm tarihçeyi tutmalıdır. Belge tarihçesinde, fail-meful, yapılan değişiklik, tarih ve zaman vs. bilgilerini tutmalıdır. Ayrıca sadece son yapılan değişikliği değil farklı partilerde yapılan değişikliklerinde versiyon kontrolünü yapmalıdır. Gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilmelidir. Geri dönüşlerde esneklik olmalı ve tüm sürümlerine adım adım (rollback) dönülebilmelidir. Kullanıcılar Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki bir belge üzerinde işlem yapmak istediklerinde standart bir web tarayıcısından bu belgeye erişebilmelilerdir. Gerektiğinde Microsoft Ofis belgelerini MS Ofis te açarak değişikliği kaydettiğinde otomatik olarak belgede DYS içerisinde bu değişiklik versiyon değişikliği olarak yansımalıdır.

Belge Etiketleme (Tagging):Doküman etiketleme, doküman yönetiminde ciddi kolaylıklar sunduğu gibi belgeye ait indeks bilgileri alındığından belgeye ulaşım ve sınıflandırmada da kolaylıklar sunmalıdır.

Belgeleri ilişkilendirme (Document Linking):Dokümanların birbiri ile ilişkilendirilmesi belgelere mantıksal bir grup bütünlüğü sağlar. DYS içerisinde nerede olursa olsun ilişkilendirilmiş belgelere ulaşmanız mümkün olmalıdır. Belge bağlama genel olarak ana dosya ve bu dosyaya ait belgelerden (parent or child) oluşmaktadır. Bazı hallerde bir dosya içerisindeki bir doküman diğer dosyalarla da ilgili olabilir. Bu durumda bir doküman birden fazla dosya ya bağlanmış olabilir. Belge ilişkilendirmenin sağladığı en önemli özellik bir birine başlı olan tüm dokümanları listesini görebilmenizdir. Sık erişilen dokümanlara kısa yol tuşları atanabilmelidir.

OCR ve Endeksleme: Taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürülebilmelidir.

Otomatik Metaveri Doldurma (Matter Centric Filing): Aynı konu ile ilgili belgeler için aranabilir meta verileri ya da "etiketleri" otomatik olarak DYS ye eklenebilmelidir.
Kullanıcı Rolleri: DYS için kullanıcılar sadece görmesi gerekenleri görebilmelidirler. Ayrıca farklı güvenlik düzeyi ile kullanıcıların sistem içerisinde ki erişim haklarını esnek bir şekilde yönetilebilmelidir.

İzlenen Klasörler: Belirli bir lokal ya da network klasörüne düşen dokümanlar otomatik olarak DYS kütüphanesine taşınabilmelidir.

Dokümanların Organizasyonu: DYS dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki dosya yapısı kadar kolay yönetebilmelidir. Ana klasörlere bağlı alt klasörleri ve bunlara arasındaki bağlantıları kolaylıkla yönetilebilmelidir.

Loglama ve Tarihçe:DYS hem kayıtların değişimini hem de belgelere kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini tutabilmelidir. Hangi belgeyi kim, ne zaman, nerde, neyi değiştirmiş v.s belge tarihçesi izlenebilmelidir.

E-posta Bildirimi:Kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişikliği ilgili diğer personellerinde görmesini istiyor ise bu değişikliği içeren bir e-postayı diğer arkadaşlara veya gruba gönderebilmelidir. İsteğe bağlı olarak bir doküman tipinde yapılan değişiklikleri DYS otomatik tanımlı adreslere haber verebilmeli veya raporlayabilmelidir.

Sanal Klasörler:DYS içerisinde sanal klasörler açılabilir, açılan bu sanal klasörlerde farklı konulara ait belgeler tutulabilmeli veya başkaları ile paylaşılabilir olmalıdır.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gerekli?

- Günümüzde firmalar kimlik fotokopisi imza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır.
- Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalınabilir.
- Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek istediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır.
- Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların ne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.

DYS’nin Yararları

- Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
- İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
- Performans takibi kolayca izlenebilir.
- Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
- Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
- Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
- DYS ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
- Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
- Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
- Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
- Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.

Kullanım Alanları

- Finans sektöründe alınan bütün belgeler. Belediyelerin aldığı belgeler.
- Üniversiteler.
- Hastaneler.
- Sigorta firmalarının aldığı bütün belgeler.
- Teknik servisler.
- Sözleşmeler.
- Firmaların kullandıkları sipariş, masraf, satın alma vb dokümanları.
- Meslek odaları başvuru formları.
- İlaç sektörü operasyonel belgeler.

İlgili İçerikler:

OKULLARDA DYS İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER İÇİN PRATİK KULLANMA KILAVUZU

İÇİNDEKİLER

1- İLÇEDEN OKULA GELEN EVRAKLAR İLE İLGİLİ NE GİBİ İŞLEMLER YAPILIR?

1- İLÇEDEN OKULA GELEN EVRAKLAR İLE İLGİLİ NE GİBİ İŞLEMLER YAPILIR?

j- Bilgi olarak işaretlenen personele yazılar, gözden geçirme olarak gelir ve ilgili kişiler yazıları
inceledikten sonra alt kısımda AKIŞI BİTİR butonundan yazıları listeden kaldırmaları
gerekmektedir. (Bütün personel iş listesinde yazı bırakmamalı. Gereği neyse yapmalı ve iş mutlak
suretle listeden düşürülmeli.)

2- OKULDAN İLÇELERE YAZILAN YAZILARDA DYS ÜZERİNDE HANGİ İŞ VE İŞLEMLER YAPILIR?

NOT: Yazının gidip gitmediğinden emin olmak isteyen kullanıcılar için ayrıca bir sorgulama
ekranı yoktur. Önemli olan dağıtım listesinden Keçiören İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü seçilip alt
tarafa düşürüp eklenildiğinden emin olunmasıdır. EVRAKI GÖNDER tıklanabildiyse problem
yok ve yazı gitmiş demektir.
 3

3- VELİLERİN OKULA VERDİKLERİ DİLEKÇE İLE İLGİLİ YAPILACAK İŞ VE İŞLEMLER

Dilekçenin taranması ve bilgisayara kaydedilmesi:

1- Memur ya da müdür yardımcısı, birim gelen evrak rolü ile DYS ye girer.
2- Sol en üstte Evrak İşlemlerinden, Gelen Evrak Kayıt sekmesi açılır.
3- Sol alttaki Doküman Seç sekmesi açılır ve bilgisayarda taranan dilekçe seçilerek aç denir.
4- Taradığınız doküman Tiff formatında ise direk taranmış dosyayı sistem üzerinde görebilirsiniz,
pdf, jpeg vs. uzantılı ise yazıyı direk görünmez ancak mavi bir link verir. Bu linke tıklanarak
taranmış dosyayı görebilirsiniz.
5- Sol altta Ek liste- Dağıtım Listesi sekmesinde:
a- Eklenecek başka bir doküman varsa “Diskten Ekle” sekmesi açılarak eklenir.
b- Sağ tarafta Birim Ekle tıklanarak açılan pencerede okulunuzun adını seçip ekle diyerek
kapatılır.
6- Evrak Bilgileri (2) sekmesi açılır:
a- Geldiği Yer Kişi: Dilekçe sahibinin adı yazılır.
b- Evrak No: eğer ayrıca bir kayıt tutulmuyorsa “0” verilebilir ya da boş bırakılabilir.
c- Gön. Dosya Adı: Evrakın türü yazılır. (örneğin Dilekçe)
d- Konusu: Dilekçenin konusu yazılır.
e- Ek Sayısı: Varsa ek sayısı kaç adetse yazılır.
f- Gizlilik Derecesi Normal olarak otomatik çıkar ancak duruma göre değiştirmek tercihe
bağlıdır.
g- Evrakın Yeri: Okul adı yazılabilir ya da boş bırakılabilir.
h- Barkod No: varsa yazılır yoksa boş bırakılır.
7- Dilekçe Bilgileri (3): Dilekçe sahibinin bilgileri girilir.
8- Sağ alt köşede kaydet sekmesinden evrak kaydedilir ve ekranda çıkan sayı ve tarih Dilekçenin
üzerine TARANMIŞTIR kaşesi basılarak ilgili alana yazılır ve dilekçenin aslı saklanır.
9- Kaydedilen evrak Yetkili Personel Gelen evraka düşer.
Yetkili Personel Müdür ise, sayfada Gereği sekmesi altında memur ya da md yardımcısı hiç
biri yoksa okul müdürü olarak seçilir ve personele havale edilir. Kime havale edildiyse o kişi
evrakı büro kayıt yapar ve işlem tamamlanır.

4 -GÖREVE PERSONEL BAŞLATMA İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER

1- Evraklar taranır ve bilgisayara kaydedilir.

b- Sağ tarafta Birim Ekle tıklanarak açılan pencerede okulunuzun adını seçip ekle
diyerek kapatılır.
7- Evrak Bilgileri (2) sekmesi açılır:
a- Geldiği Yer Kişi: Evrakları getiren personelin adı yazılır.
b- Evrak No: Eğer ayrıca bir kayıt defteri tutulmuyorsa “0” verilebilir ya da boş
bırakılabilir.
c- Gön. Dosya Adı: Evrakın türü yazılır. (örneğin Dilekçe)
d- Konusu: Dilekçenin konusu yazılır.
e- Ek Sayısı: Varsa ek sayısı kaç adetse yazılır.
f- Gizlilik Derecesi Normal olarak otomatik çıkar ancak duruma göre değiştirmek
tercihe bağlıdır.
g- Evrakın Yeri: Okul adı yazılabilir ya da boş bırakılabilir.
h- Barkod No: varsa yazılır yoksa boş bırakılır.
8- Personel Bilgileri (3): Personelin bilgileri girilir.

9- Sağ alt köşede Kaydet sekmesinden evrak kaydedilir ve ekranda çıkan sayı ve tarih
evrakın üzerine TARANMIŞTIR kaşesi basılarak ilgili alana yazılır ve evrakların aslı
saklanır.
Kaydedilen evrak Yetkili Personel Gelen evrak rolüne düşer.
a-Yetkili Personel Müdür ise, sayfada Gereği sekmesi altında, memur ya da md.
Yardımcısı, hiç biri yoksa okul müdürü olarak seçilir ve personele havale edilir. Kime
havale edildiyse o kişi evrağı büro kayıt yapar. Büro kayıt yaptığı sırada “yazıya cevap
yazısı yazılcak mı?” sekmesine evet butonu işaretlenir. İlgili evrak olarak
ekleyeceğimiz sırada evrakı kolay bulabilmek için ekranda çıkan sayı not edilir.
İlçe Mem’ e göreve başlama yazısı yazmak için memur ya da md. Yardımcısı kendi
rolünde iş akışı başlatmak için Giden evrak
işlemlerine gelerek üst yazısını yazar.

Sırasıyla Dosya seç, detaylar ek liste dağıtım listesi kısımları doldurulduktan sonra İLGİLİ
EVRAK LİSTESİ sekmesine tıklanır. Açılan pencerede EVRAK EKLE butonuna tıklanır. Açılan
pencere GELEN EVRAK ya da HEPSİ sekmelerinden biri seçilir ve ilk baştaki sayı kısmına az
önce not aldığımız evrak sayısı girilir. Sorgula sekmesine basılır ve evrakın alt kısma
düştüğü görülür.
Yazı klasör ve alt klasörler olarak düşeceği için en sondaki dosya ya en üstteki klasöre bir
kere tıklanır ve koyu renk haline geldiğinde üzerine sağ tıklanarak SEÇ sekmesine tıklanır.
Son olarak pencerenin alt sağ kısmında LİSTEYE EKLE butonu tıklanarak işlem bitirilir.
Bundan sonra geri kalan işlemler tamamlanarak yazı ilçeye gönderilir

5 -OKUL DIŞINA ÇIKMAYAN KURUM İÇİ YAZIŞMALARDA (ÖRNEĞİN ÖĞRETMENLERE BİR

Memur, md. Yardımcısı ya da okul müdürü bizzat kendisi kendi unvanlarından dys ye girerek,
giden evrak işlemlerinden iş akışı başlatırlar. Yazılarını yazıp imzaladıktan sonra evrakın
gönderileceği yer olan dağıtım listesine hiçbir şey girilmez boş bırakılır. Bundan sonraki
işlemler bilindiği gibi yapılır Okul Müdürüne düşen yazı tekrar akışı başlatan kişiye düşer ve
evrakı gönder der. Ancak dağıtım listesi boş olduğundan evrak hiçbir yere gitmez yalnızca
 5

sisteme kaydedilir ve sayı almış olur. Yazının çıktısı alınarak E-İMZA İLE İMZALANMIŞTIR kaşesi
vurulduktan sonra gerekli personele tebliği edilir.

6-DYS SİSTEMİ ÜZERİNDEN DİPLOMA KAYIP BELGESİ VERMEK İÇİN İŞLEM BASAMAKLARI

1. Diplomasını kaybeden kişiden okula hitaben yazılmış dilekçe alınır. (Örnek-1)

NOT: Gerek Ortaokul, gerek ayrılmadan önce Ortaokulu bulunan İlkokullar geçmişe
dönük okulu terk eden bir öğrenciye Öğrenim Belgesi vereceği zaman aynı yolu takip ederek
verir. Sadece Öğrenci e-okul sisteminden Öğrenim Belgesi alınabiliyor ise; belge buradan PDF
ortamında Diske kaydedilir. Diğer işlemleri Diploma Kayıptaki gibi devam ettirilir. İlgiliye
vermek üzere yazıcıdan çıktısı alınan Öğrenim Belgesinin Numarası Kısmına Dosya Numarası
ile beraber En sonunda DYS Sisteminin verdiği Giden Evrak Kayıt Numarasını yazılımonash.pwğer
kısımları imzalanıp mühürlenerek öğrenciye monash.pwe eklenen zaten e-imza ile ONAYLI
olduğundan mühürlü ve imzalı olması gerekmez.
Ancak; e-okul sisteminden değil de; arşiv kanalı ile Öğrenim Belgesi hazırlanacak ise; manüel
olarak hazırlanır, onaylanır Diploma Kayıp için DYS de yapılan işlemler aynısı yapılır Öğrenim
Belgesinin Numarası Kısmına Dosya Numarası ile beraber En sonunda DYS Sisteminin verdiği
Giden Evrak Kayıt Numarası yazılır.

7- HAZIR ŞABLON ÜZERİNDEN YAZIŞMA SAĞLANMASI

1 – Yazıyı yazacak olan kişi DYS’ye giriş yapar.

8- GİZLİ YAZILAR NASIL DYS SİSTEMİNE GİRER?

Gizli yazılar DYS ortamında yazılmaz. Ayrıca örneğin Word ortamında ayrıca hazırlanır ve
sonrasında dys sisteminden sadece sayı ve tarih, gizli yazının üzerine EİMZA İLE
İMZALANMIŞTIR kaşesi vurularak ilgili yere yazılır. Sayı ve tarih almak için aşağıdaki işlemler
yapılır.

1- Memur, Md. Yardımcısı ya da Okul Müdürü kendi rollerinde dys ye giriş yaparlar. Giden
evrak işlemlerinden Giden evrak ve iş Akışı başlatma sekmesi seçildikten sonra en üst sol
kısımdaki GİZLİ sekmesi işaretlenir. Dikkat edilirse kelime işlemci aktif olmaktan çıkar.
2- Sistemden yazı yazılmaksızın sırasıyla dosya seç sekmesinden desimal no’ su verilir.
3- Detaylar sekmesi açılır ve gerekli yerler doldurulur. Buradaki Gizlilik Derecesi sekmesinde
GİZLİ ibaresi seçilir.
 7

4- Ek liste varsa eklenir.

9- DYS DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILAR (BANKA, EMNİYET, V.S. HERHANGİ BİR DIŞ KURUM YA
DA KİŞİ) İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER
1- Yazı yazacak olan memur, müdür yardımcısı ya da okul müdürü DYS’ye giriş yapar.
2- Kendi unvanı ile iş listesini açar
3- En üst bölümdeki GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ sekmesinden GİDEN EVRAK OLUŞTURMA VE İŞ
AKIŞI BAŞLATMA seçeneği seçilir.
4- Açılan yerde kelime işlemci seçilir.
5- Sayı ve tarih kısmına dokunmadan yazı yazılır. İstenirse tekrar bu yazıyı şablon olarak
kullanmak üzere üst kısımda diske kaydet seçeneğinden bilgisayara yazı kaydedilebilir.
6- Yazı yazıldıktan sonra ilgili imza sekmesi ya da F7 tuşu tıklanarak imza kutusu açılır ve altı
haneli PİN girilerek yazı imzalanır ve kaydedilmiş olur kelime işlemeci kapatılır.
7- Akış bölümünde önce DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir.
8- DETAYLAR sekmesinden açıklama ve konu yazılır.
9- Ek varsa önce ek liste tıklanır ve ardından DİSKTEN EKLE sekmesi seçilerek bilgisayarda
kayıtlı olan dosya eklenir.
Daha önce okula gelen bir yazıya istinaden bu yazı yazılıyorsa büro kayıt sırasında cevap
verilecek sekmesi seçilen yazının not edilen sayısı İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesi tıklanır ve
EKLE sekmesinden açılan bölüme en üstte HEPSİ sekmesi seçilerek sayı kısmına not edilen
sayı girilir ve sorgulanır. Alt kısma düşen ilgili dosya sağ tıklanarak SEÇ işaretlenir. Seçilen
dosyanın koyu renge dönüştüğünden emin olunur. LİSTEYE EKLE tıklanır ve tamam
diyerek işlem tamamlanır.
Açılan yerde kelime işlemci seçilir.
Sayı ve tarih kısmına dokunmadan yazı yazılır. İstenirse tekrar bu yazıyı şablon olarak
kullanmak üzere üst kısımda diske kaydet seçeneğinden bilgisayara yazı kaydedilebilir.
Yazı yazıldıktan sonra ilgili imza sekmesi ya da F7 tuşu tıklanarak imza kutusu açılır ve altı
haneli PİN girilerek yazı imzalanır ve kaydedilmiş olur kelime işlemeci kapatılır.
Akış bölümünde önce DOSYA SEÇ sekmesinden desimal numarası verilir.
DETAYLAR sekmesinden açıklama ve konu yazılır.
Ek varsa önce ek liste tıklanır ve ardından DİSKTEN EKLE sekmesi seçilerek bilgisayarda
kayıtlı olan dosya eklenir.
(Daha önce okula gelen bir yazıya istinaden bu yazı yazılıyorsa büro kayıt sırasında cevap
verilecek sekmesi EVET seçildiyse) İLGİLİ EVRAK LİSTESİ sekmesi tıklanır ve EKLE
sekmesinden açılan bölüme en üstte HEPSİ sekmesi seçilerek sayı kısmına not edilen sayı
girilir ve sorgulanır. Alt kısma düşen ilgili dosya sağ tıklanarak SEÇ işaretlenir. Seçilen
 8

dosyanın koyu renge dönüştüğünden emin olunur. LİSTEYE EKLE tıklanır ve tamam
diyerek işlem tamamlanır.
DAĞITIM LİSTESİ açılır.
Üst Kısımda DYS DIŞI EVRAK GÖNDERİM seçilir.
Sağdaki SEÇİNİZ butonuna basılır.
Açılan pencerede Gideceği Kişi/Kurum Adı ve Adres Bilgileri yazılır. İl ve İlçe Seçildikten
sonra Tamam tıklanır.
Tekrar Tamam Butonuna tıklanır ve dağıtım listesi hazırlanır.
Onay listesi açılır. Sol bölümden yazıyı yazan kişi önce kendi rolünü sağ tarafa sürükler ya
da seçip sağ tıklayarak ekler. Ardından Okul müdürü rolünü ekler.
Son olarak sol alt köşede EVRAKI KAYDET ve ardından ONAYA SUN sekmeleri tıklanarak
işlem tamamlanır.
Yazı okul müdürüne düşecek ve onayından sonra yazı tekrar iş akışı başlatan kişiye
düşecek, düşen yazının bir çıktısı alınır ve EVRAKI GÖNDER diyerek işlem tamamlanır.
Çıktısı alınan resmi yazının sağ alt köşesindeki boş alana E-İMZA İLE İMZALANMIŞTIR
kaşesi vurularak tarih atılıp imzalanır, elden ya da posta ile evrak ilgili kuruma gönderilir.
Daha sonra Yazıyı oluşturan kişi iş listesine dönerek soldaki roller bölmesinden BİRİM
GİDEN EVRAK ROLÜ ’ne geçiş yapar.
Sol üst köşede SORGULAR bölümünden BİRİM GİDEN EVRAK SORGUSUNU seçer.
Açılan Pencereden HEPSİ seçeneği seçilir.
Alt tarafta dışa gönderimi yapılan yazıların tarihleri girilir ve sağ tarafta bulunan SORGULA
butonu tıklanır.
Aşağı düşürülen yazı /yazılardan işlemi tamamlanan ilgili yazı seçilir ve kenarındaki
kutucuk işaretlenir.
Ekranın alt köşesinde bulunan LİSTEDEN ÇIKAR butonu tıklanır ve “İŞLEMİ TAMAMLANDI”
notu yazılarak Listeden düşürülür.
Birim Giden Evrak Rolü üzerindeki yapılacak olan işlemler bu kadardır.

10 - EİMZA İLE İLGİLİ SORUNLAR VE ÇÖZÜMLERİ

Yazıların onaylanması ya da imza ile kaydedilmesi sırasında, Akis kart okuyucu zaman
zaman hata verebilmekte. Bu durumun birkaç sebebi olabilir.

1. Kart okuyucu ve Akıllı kart sürücüleri düzgün yüklenmemiş olabilir. Bu sorunun çözümü:
Kart okuyucu bilgisayara takılır. Denetim masasından program ekle-kaldır (ya da program
özellikleri sekmesine girilir.
2. Yüklü programlar içerisinden ACS 38T USB ve AKİS adlı iki programı kaldırınız.
3. İnternetten monash.pw adresine giriniz.
4. Adım 1: Bilgisayar ile ilgili uygun seçenekleri seçiniz. (Bilgisayarınızın kaç Bit olduğunu
öğrenmek için “MASAÜSTÜ” öğeleri arasında “BİLGİSAYARIM” sekmesine sağ tıklayıp
özelliklerden bilgilere ulaşabilirsiniz.)
5. Adım 2: “ACS 38T USB BEYAZ” seçeneğini seçiniz.
6. “AKİS AKILLI KART” seçeneğini işaretleyin.
 9

7. Sürücüleri göster butonuna tıklayarak ekrana gelen iki sürücü

KUR- 1 KART OKUYUCU ve KUR-2 AKILLI KART sürücülerini indirip kurunuz.

8. Bilgisayarınızı yeniden başlatın.

KEÇİÖREN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

BİLGİ İŞLEM VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

MEBBİS BÖLÜMÜ

Benzer belgeler